2016 aufgeräumt beginnen: Apps einheitlich konfigurieren

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Jahresmotto: „Kurze Wege“

Im Kosmos aller Notizen- und Dokumenten-Systeme verfügt Evernote schlicht über das weltweit größte Ökosystem von „Informations-Zuarbeitern“: Hunderte von Smartphone-Apps und Desktop-Anwendungen bis hin zu Armbanduhren, Zeichenstiften und Scannern erfassen für und übertragen an Evernote Informationen. Und jeder Evernote-Anwender schnürt sich ein Päckchen solcher Anwendungen, die besonders gut zu seinem eigenen Arbeitsablauf passen: Der eine liebt Evernote „pur“ und organisiert sich fast vollständig mit den Funktionen, die Evernote von Haus aus bietet. Der andere ergänzt die vorhandenen Möglichkeiten mit zusätzlichen Apps. Zwar gilt auch hier prinzipiell der Grundsatz: Weniger ist mehr – also nicht zu viele Tools einsetzen, da man sonst der Gefahr erliegt, sich zu verzetteln. Meist merkt man aber ohnehin nach einiger Zeit, welche Anwendung wirklich nützlich ist oder welche sich als zu umständlich im Alltagsgebrauch erweist.

Jedenfalls ist es im zweiten Fall wichtig, dass man von Zeit zu Zeit überprüft, ob alle Apps möglichst „nahtlos“ mit Evernote zusammenarbeiten, ob man also beispielsweise überall die gleichen Schlagwörter und Notizbücher eingerichtet hat, so dass man beim Einsatz der jeweiligen Anwendung nicht lange überlegen muss, welche Etiketten man beispielsweise vergeben könnte.

Sofern man in Evernote bereits eine Struktur eingerichtet hat, mit der man zufrieden ist, ist die Konfiguration weiterer Apps recht flott erledigt. Dennoch lohnt eine kleine Aufstellung der verwendeten Apps, damit man möglichst nichts übersieht. Vielleicht 30 Minuten Aufwand, die sich in den folgenden Monaten auszahlen werden. Für derartige Standardvorhaben, z. B. auch für die Backup-Planung, habe ich mir eine Reihe von Mindmap-Templates angelegt, da diese eine rasche Übersicht ermöglichen und sich leicht anpassen lassen. Man kann das natürlich auch mit Checklisten usw. organisieren. Mein Template zum Thema „Apps angleichen“ sieht momentan so aus:

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Mindmap-Übersicht

Ich schildere den Ablauf zwar entlang meiner iOS-Umgebung (iPhone 6 und iPad Air), aber die meisten Apps gibt es auch für Android (oder zumindest vergleichbare Alternativen).

1. Evernote

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Evernote-Modifikationen

Die grundsätzliche Struktur des eigenen Evernote-Archivs steht ja bereits. An dieser Stelle geht es insbesondere um aktuelle Projekte: Also Notizbücher und Schlagwörter, mit denen ich es momentan oder in der nächsten Zeit besonders oft zu tun habe oder demnächst zu tun haben werde – und die ich daher auch in die zusätzlichen Apps aufnehmen möchte. Bei dieser Gelegenheit gehe ich Favoriten und gespeicherte Suchen durch – beide Funktionen sind mobil in puncto „super-schnell finden“ unschlagbar (ich habe ja schon im Artikel „Mein optimierter Homescreen“ darauf verwiesen, dass es mir unterwegs besonders auf das schnelle Finden und Erfassen von Information ankommt). Bei diesen Aufräumarbeiten lasse ich mir meist auch alle freigegebenen Notizen und Notizbücher anzeigen, so dass ich mit einem Klick entscheiden kann, ob ich veraltete Freigaben aufheben möchte (Suchbefehl: „sharedate:*“).

2. Scannen

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„Papier-Informationen“ erfassen

Nach wie vor trudelt Information in Papierform täglich im Briefkasten ein: Rechnungen, Flyer, Zeitungsartikel usw. Über meinen „Hauptscanner“ – den ScanSnap iX500 – habe ich ja schon einige Artikel verfasst. Dokumente einlegen, einen einzigen Knopf drücken – und schwupps landen Quittungen, Steuerunterlagen usw. im richtigen Evernote-Notizbuch. Der Scan-Knopf kann mit verschiedenen Profilen belegt werden – eigentlich ist meine aktuelle Profil-Liste zu lang und unübersichtlich. Die werde ich kürzen. Mit „Backup-Funktion“ ist z. B. jenes Profil gemeint, das im gleichen Zug eine Vorlage in Evernote speichert und zusätzlich eine Kopie auf meinem Heim-Server ablegt (siehe diesen Artikel). Sensible Dokumente werden bereits beim Scannen verschlüsselt, Poster oder große Zeitungsseiten können gefaltet werden und landen dennoch „in einem Stück“ in meinem Evernote-Archiv (bis zu A3). Solche Papierstöße erfasse ich eher von Zeit zu Zeit oder am Wochenende.

Weiterhin gibt es im Alltag genügend Situationen, bei denen ein schneller Scan, etwa von einem Notizzettel, genügt. Scannable von Evernote ist hier eindeutig mein Favorit – unübertroffen schnell in der Erfassung, exakte Randerkennung, sehr guter Kontrast, sofort an Evernote übermittelt (JPG oder PDF), dort wenige Sekunden später bereits im Suchindex aufgenommen. In den seltenen Fällen, in denen es mir zusätzlich auf die Textumwandlung via OCR ankommt, verwende ich momentan „Scan me“ [1] (erzeugt bei meinen Tests im Vergleich zu Scanbot einen etwas besseren Scan und erledigt auch die Texterkennung exakter und flotter).

Scanbot bleibt wegen der aktiven Entwicklung und des sehr schönen Designs dennoch weiterhin auf meinem Smartphone. Zusammen mit Scanner Pro.[2] Beide ermöglichen die Arbeit an komplexeren PDF-Objekten (Einfügen von zusätzlichen Seiten, bequeme Änderung der Reihenfolge von Seiten, Passwortschutz usw.). Vor allem aber: beide lassen das Erstellen von beliebigen Evernote-Profilen zu, so dass man mit einem Fingertipp das Scan-Resultat in das korrekte Notizbuch samt den benötigten Schlagwörtern übermitteln kann.

3. Erfassen

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Texte und Fotos

Neben dem Dokumentenmanagement ist für mich an Evernote besonders wichtig, dass ich alle Ideen erfassen kann, die für wenige Sekunden aufblitzen, während ich z. B. gerade mit dem Aufräumen des Kellers beschäftigt bin, den Weg zum Parkplatz eingeschlagen habe oder gedankenvoll auf mein Croissant blicke. Gerade in den Anfangsphasen neuer Projekte ist das Gehirn ja ständig im Hintergrund auf der Suche nach Lösungen, während man mit Routinetätigkeiten beschäftigt ist. Daher steht die App „Drafts“ ganz oben auf meiner Text-Eingabe-Liste: Diese App startet außergewöhnlich schnell und lässt sich perfekt für Evernote konfigurieren (Beispiel 1: „Evernote-Tasten“; Beispiel 2: „Multi-Abfragen“). Die „Weiterverarbeitung“ der Ideen nehme ich meist später auf dem Desktop vor, z. B. ergänzende Stichpunkte, Weiterleitungen an ein Team usw.

Längere Texte strukturiere ich für die Evernote-Notiz gerne vorab mit der Mini-Formatierungssprache „Markdown“ (Artikel zum Thema Evernote und Markdown). Unter iOS benutze ich dafür „Editorial“. Die Vorzüge von Editorial: 1. Ich kann Kapitel und Absätze „einklappen“ und sehe damit nur jene Textteile, die mich gerade interessieren. 2. Noch während ich schreibe erzeugt die App ein Inhaltsverzeichnis aus meinen Abschnitten, so dass ich auch bei umfangreichen Projekten immer die Gliederung einblenden kann. [3]

Handschriftliche Notizen fertige ich kaum direkt auf dem iPad an, bis zum neuen iPad Pro war die Technik dafür auch nicht wirklich optimiert. Aber auch auf einem Spitzen-Surface-Galaxy-XYZ würde ich nur selten diese Möglichkeit nutzen, ist mir einfach viel zu langsam. Mit der Tastatur erreiche ich leicht die 8 bis 10-fache Geschwindigkeit … Bei der Skizzen-/Diagramm-Erstellung kann insbesondere durch Zoom- und Vektormöglichkeiten hingegen ein Tablet seine Stärken ausspielen. So ist es in Veranstaltungen/Workshops für die Zuhörer meist interessanter, wenn sich via Beamer und Stift ein Prozess vor den Augen des Auditoriums entwickelt. Meine Lieblings-App in diesem Bereich: „GoodNotes„, die zudem über einen ausgezeichneten Präsentationsmodus verfügt. Beim „Jahresanfangsaufräumen“ geht es mir jetzt aber nur um das Sortieren der GoodNotes-Notizbücher, das Löschen von einzelnen Seiten usw.

Zudem arbeitet dieses App auch tadellos mit meinem Lieblings-Skizzen-Stift zusammen: Pencil. Den Bluetooth-Stift gab es vor Weihnachten für knapp 40 Euro, ich hatte nicht viel erwartet, wurde aber positiv überrascht. Wenn man keine Schutzfolie auf seinem iPad hat, funktioniert der Stift tadellos. Und zwar mit vielen Apps, besonders gut aber natürlich mit der hauseigenen App „Paper“. Viele halten Paper für eine „Mal- und Zeichen-App“ wie es unzählige im Store gibt. Die Möglichkeiten von Paper sind inzwischen aber gigantisch und werden durch ein ganzes Universum von Tutorials, Praxisbeispielen, Online-Kursen usw. begleitet. Ist kostenlos – daher auf jeden Fall mal ausprobieren.

Zu „Pocket“ muss ich nicht mehr viel sagen, die meisten Leser kennen diese App und wissen, dass auch die Pocket-Schlagwörter von Evernote erkannt werden. Hier räume ich nur etwas die Tag-Liste auf und gleiche sie mit der aktuellen Liste in Evernote an. Für Feeds nutze ich seit Jahren „MrReader“. Der große Vorteil: Neben der sehr klaren Leseansicht übergibt MrReader Artikel vollständig an Evernote, auch wenn die Originalquelle nur gekürzte Feeds zur Verfügung stellt.[4]

„FastEver“ wirkt unmodern und ist schon älteren Datums – aber es ist die „flotteste“ iOS-App, die samt Start und Übergabe an Evernote nur wenige Sekunden benötigt: Konzertplakat sehen, iPhone zücken, entriegeln, App starten, iPhone wegstecken = 14 bis 18 Sekunden [5].

4. Planung

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Projekte planen

Manche Anwender konfigurieren mit Tags und gespeicherten Suchen Evernote so, dass sie ihre gesamte Projektplanung in Evernote erledigen. Ich selbst bevorzuge für die Planung „Todoist“, warum habe ich an anderer Stelle ausführlich erläutert. Das Tool ist schlank, auf allen Plattformen verfügbar und ausgesprochen übersichtlich. Dort passe ich von Zeit zu Zeit die „Smart-Filter“ an, so dass ich immer jenen Ausschnitt der Gesamtliste vor Augen habe, den ich momentan benötige. Die Todoist-Projekte tragen die gleichen Bezeichnungen wie meine Evernote-Notizbücher, auch die Tags werden angeglichen. Vor allem: da ich wechselseitig mit Links auf die jeweils andere App verweisen kann, muss ich nichts doppelt eingeben. Steht z. B. in Todoist die Aufgabe: „Jeden 1. 5. und 1. 11. die Semesterplanung organisieren“, so enthält diese Aufgabe einen Evernote-Link mit der ensprechenden Mindmap-Vorlage oder einer Excel-Datei.

5. Dateiablage

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Dateiablage sichten

Bei der Dateiablage muss ich von Zeit zu Zeit darauf achten, dass überall (Dropbox, Google-Drive, Synology-NAS) eine ähnliche Ordnerstruktur eingerichtet ist, zumindest für die wichtigsten Verzeichnisse. So muss ich beim schnellen Speichern nicht groß nachdenken. Auch hier überprüfe ich bei dieser Gelegenheit veraltete Freigaben, wobei Dropbox-Links und NAS-Freigaben ohnehin meist mit einem Timecode versehen sind. Ähnliches gilt für PDF-Expert, jene PDF-App, die außergewöhnlich viele Annotationsmöglichkeiten zur Verfügung stellt. Vor allem hat sie auch verschiedene Einstellungen für die Beamer-Präsentation – sehr hilfreich im Lehr-Alltag. Eine weitere Stärke ist die Verknüpfung mit Online-Diensten wie z. B. Dropbox oder via WebDAV mit dem eigenen NAS – aber auch hier müssen Ordner und Verbindungen gelegentlich kurz überprüft werden. Mein bevorzugter Media-Player in Veranstaltungen ist „Azul“, mit dem sich ganze DVD-Filme abspielen lassen. Wichtig ist mir hier, dass ich Sprungmarken setzen und so die interessanten Stellen direkt anspringen kann. Wegen der Dateigröße muss ich gelegentlich schauen, ob ich alte Videos noch benötige.

Fazit

Das war ein kleiner Streifzug durch meine persönliche App-Welt. Die Auswahl der Anwendungen ist auf meine beruflichen und privaten Zwecke zugeschnitten, in beiden Bereichen nimmt die Verarbeitung von Information größeren Raum ein. Was all diese Prozesse aber „handlich“ macht, das ist der „Zentralspeicher“ Evernote. Ich muss den Finanzamt-Dokumenten-Scan nicht in der App X, das Plakatfoto nicht im Album Y und den Buch-Entwurf nicht im Verzeichnis Z suchen – alles landet direkt in Evernote oder es gibt zumindest eine Evernote-Notiz mit einem exakten Link-Hinweis. Hier habe ich seit Jahren eine einheitliche Such-Syntax, einen Aufbau, der mir vertraut ist und ich finde auch unterwegs alles ausgesprochen rasch. Dazu ist das System robust, die Anhänge und Dateien werden nicht in ein Sonderformat „umgemodelt“, ich könnte alles zu jedem Zeitpunkt in wenigen Minuten in ein anderes System überführen und ein mehrfaches Backupsystem sorgt dafür, dass – trotz meiner aktuell rund 12.000 Notizen – nicht wirklich ein größeres Problem zu erwarten ist. Um es mit den Worten von George Clooney zu sagen: „Evernote. What else?“ 😉

[1] Der Entwickler arbeitet gerade an einer Evernote-Ergänzung. Aber auch so lässt sich ja alles über das iOS-Share-Menü an Evernote übergeben.
[2] Wahrscheinlich wird auf Dauer nur einer der beiden Anwendungen bei mir überleben, da die Funktionen sich zu stark überschneiden. Aber momentan liefern sie sich ein Kopf- an Kopf-Rennen.
[3] Gerade das automatische Erzeugen einer Gliederung plus der entsprechenden „Sprungmarken“ innerhalb der Notiz wird von vielen Anwendern auch von Evernote gewünscht. Mit einem kleinen Trick ist das zumindest in den Desktop-Versionen realisierbar – dazu mehr in einem späteren Artikel.
[4] Meine Liste der abonnierten Feeds habe ich vor einigen Wochen gründlich entrümpelt und genau auf jenes Maß gestutzt, das ich täglich bewältigen kann. Seit dieser Zeit habe ich wieder das befriedigende Erlebnis von „Zero-Inbox“ und nicht mehr die lange Liste, die mich daran erinnert, was ich eigentlich alles noch lesen müsste.
[5] Der Transfer an Evernote geschieht im Hintergrund bzw. bei der nächsten Netzverbindung.

 

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5 Antworten

  1. Mkay sagt:

    Hey. Du bist einfach ein Schatz.
    Ich benutze den selben Scanner. Wie kann ich in der Scansnap Software diese ,,Profile“ erstellen?
    Ich scanne alles in Inbox und bearbeite es dort weiter.
    Könnte ich Profile mit Notizbüchern einer Syntax und Tags erstellen? Wenn ja, wie? Danke!

    • Herbert sagt:

      Rechte Maustaste (sofern Du Windows benutzt), Menüpunkt „Einstellungen der Scan-Taste“, rechts oben unter dem Wort Profil Pull Down aufklappen, dann ganz unten „Profil hinzufügen“ nehmen. In den verschiedenen Reitern die gewünschten Einstellungen vornehmen und unter dem neuen Profilnamen speichern. Für die Beschreibung der einzelnen Reiter fehlt mir jetzt die Zeit, aber das PDF-Handbuch erklärt das ja ganz gut.
      Ich habe momentan 3 oder 4 zusätzliche Evernote-Profile konfiguriert, z. B. wenn ich statt einer durchsuchbaren PDF den puren OCR-Text in Evernote aufnehmen möchte, dann für Backup-Geschichten, für Comics und für Verschlüsselungsvorhaben.
      Im Alltag ist für mich persönlich das unkomplizierteste Vorgehen
      1. Papierstapel neben das Gerät legen
      2. Das beabsichtigte Evernote-Notizbuch (z. B. „Steuer 2015“) zuerst öffnen.
      3. Erst dann das Dokument einlegen – so landet es sofort im richtigen Notizbuch.

  2. Björn sagt:

    Toller Artikel, vielen Dank!

  3. Silvia sagt:

    Danke für den Artikel! Super interessant!

    Aber —-wie erstellst du diese Mindmap- templates?

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