Eigene PDF-Formulare mit Evernote nutzen

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flott ausgefüllt

Auf mobilen Geräten ist man froh, wenn die Erfassung von Information möglichst ohne viel Tipparbeit geschehen kann. Eine Erleichterung bilden da schon die einfachen Vorlagen, die man sich, z. B. mit Tabellen und Checkmarks versehen, direkt in Evernote basteln kann. Eine deutlich größere Anzahl von Möglichkeiten bilden aber PDF-Formulare: Text- und Datumsfelder, Radio-Buttons und vor allem Auswahllisten erleichtern die Eingaben außerordentlich. Im beruflichen Umfeld erstellt man solche Formulare oft mit Acrobat, doch es geht auch kostenlos – und das z. B. mit einer einfachen Textverarbeitung. Allerdings nicht mit Word, obwohl Word selbst Formularbefehle kennt – bei der Speicherung im PDF-Format werden die Funktionen nicht übernommen. Wenn man hingegen zu OpenOffice greift, das viele Leser ohnehin einsetzen, klappt die Sache tadellos.

1. Vorlage erstellen

Zunächst formatieren Sie Ihren Text nach Ihren Wünschen, fügen also etwa Tabellen und Grafiken ein. Anschließend blenden Sie die Formularfunktionen ein: „Ansicht – Symbolleisten – Formular-Steuerelemente“. Mit dem Mauszeiger bestimmen Sie Ort und Größe des jeweiligen Feldes. Bei Listenfeldern müssen Sie noch die entsprechenden Auswahlpunkte aufführen.

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Formular in OpenOffice erstellen

Wenn Sie mit Ihrem Werk zufrieden sind, wählen Sie den Punkt „Datei – Exportieren als PDF“ – dort ist bereits angekreuzt „PDF Formular erzeugen“.

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Export als PDF-Formular

Damit ist die eigentliche Arbeit erledigt. Sie nehmen Ihr „Blanko-Formular“ wie gewohnt in eine Evernote-Notiz auf, z. B. in einem Notizbuch „Vorlagen“, versehen die Notiz mit Überschrift, Schlagwörtern, ergänzenden Bemerkungen usw.

2. Vorlage mobil nutzen

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Auswahl auf dem Smartphone

Evernote selbst kann Ihnen zwar die PDF-Datei in der „normalen“ Form innerhalb der Notiz anzeigen, kann aber nicht die erweiterten Feld-Funktionen aktivieren. Sobald Sie die Vorlage also nutzen möchten, öffnen Sie diese zunächst in der Notiz und tippen auf das „Teilen“-Symbol. Eine Reihe von Apps können mit Formularen umgehen, auf iPhone und iPad ist besonders PDF Expert zu empfehlen (ähnliche Apps müsste es auch für Android geben). Bei der genannten Anwendung werden sogar auf dem schmalen Schirm des Smartphones längere Auswahllisten in einer leicht zu bedienenden Form eingeblendet.

Nach dem Ausfüllen des Formulars kann man dieses – wieder mit dem Teilen-Menü – einer neuen Evernote-Notiz übergeben, so dass die eigentliche Vorlage „blank“ bleibt. Während der Übergabe an Evernote fragt die App, ob dies in Form einer „flattened Kopie“ geschehen soll. Wenn man versehentliche Änderungen vermeiden möchte, sollte man diese Variante wählen. In der neuen Evernote-Notiz wird damit ein „fixiertes“ PDF-Dokument eingefügt.

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1 Antwort

  1. Horst sagt:

    Weitere Word-Alternaitiven, die PDF-Ausgaben können: LibreOffice https://de.libreoffice.org/
    SoftMaker Office http://www.softmaker.de/
    Scribus http://www.scribus.net/

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