Eisenhower-Prinzip mit Evernote umsetzen

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Prioritäten setzen

Das „Eisenhower-Prinzip“ findet sich fast in jedem Buch über Zeitplanung oder Selbstmanagement. Die grundsätzliche Idee ist simpel: In unserem beruflichen und privaten Alltag stehen unzählige Aufgaben an, die nach Prioritäten geordnet werden wollen. Meist verfallen wir in die Denkfalle: „Was dringend ist, das muss sofort erledigt werden. Alles andere kann warten.“ Durch diese Haltung kommen unsere langfristigen Ziele, die uns eigentlich im Leben weiter bringen würden, ins Hintertreffen. Wir verzetteln uns mit Kleinkram, erledigen tausend Dinge, denken bei Karrierezielen, familiären Zielen, Lebensplanungen immer: ‚Das hat noch Zeit, jetzt muss erst mal das erledigt werden, dann das, dann das …‘ usw. Wenn man hingegen mittel- und langfristigen Zielen den Vorrang einräumt, kommt man deutlich weiter. Daher unterscheidet das Eisenhower-Prinzip zwischen „wichtig“ (= „bedeutend für mein Leben“) und „dringend“ (= „Termin ist zu erledigen“). Die 2×2-Felder-Tabelle aus dringend/nicht-dringend und wichtig/nicht-wichtig ergibt folgende Prioritäten:

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Prioritäten

A-Priorität: wichtig + dringend – Aufgaben, die meine Zielsetzungen wirklich voran bringen und bald erledigt werden müssen. Meist können diese nicht deligiert werden (z. B. Gespräch über Gehaltserhöhung).

B-Priorität: wichtig + nicht-dringend – Bedeutend für ein mittelfristiges oder fernes Ziel (z. B. mehr Freiraum für die Familie zu schaffen). Auch darum muss ich mich in der Regel selbst kümmern.

C-Priorität: dringend + nicht-wichtig – Terminierte Angelegenheiten, die einen gewissen zeitlichen Druck haben, ohne mir viel zu bringen. Etwa die Rechnung vom Zeitungsabo zu begleichen (na, dann schickt mir der Verlag halt eine Mahnung). Oder die neue Monatsfahrkarte zu holen (das könnte eventuell ein Bekannter auch für mich erledigen).

D-Priorität: nicht-dringend + nicht-wichtig – Das sind die typischen Zeitfresser. Beispielsweise stolpere ich immer wieder über die Kartons im Keller und überlege, ob ich nicht endlich mal entrümpeln soll. Bringt mich die Entrümpelung im Leben weiter? Nein. Ist das dringend? So lange ich noch zum Strohmzähler vordingen kann: Nein. Dann stolpere ich halt noch ein paar Mal. So what? Oder ich drücke dem Nachbarjungen 50 Euro in die Hand, der die Sachen weg bringt. Die gewonnene Zeit setze ich lieber für die A- bis C-Prioritäten ein.

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Schlagwörter

Das Eisenhower-Prinzip lässt sich nun wunderbar einfach mit Evernote realisieren. Jede Aufgabe, die erledigt werden muss, erhält die entsprechende Zuordnung durch Schlagwörter. Dazu wird aber nicht das Schlagwort „A-Priorität“ vergeben, das wäre zu unflexibel und ich müsste jedes Mal überlegen, in welches „Kästchen“ ich die Aufgabe einordne.  Vielmehr werden die Reihen- und Spaltenbezeichnungen als einzelne Schlagwörter vergeben. Jetzt kann ich ganz einfach das Schlagwort „wichtig“ auf eine Aufgabe oder ein Dokument ziehen, und wenn ich sehe, dass die Erledigung noch Zeit hat, so kommt dazu das Schlagwort „nicht-dringend“ usw.

Zusätzlich kann man noch das Schlagwort „unerledigt“ [1] vergeben. Wenn sich eine Aufgabe später erledigt hat, dann einfach dieses Schlagwort entfernen – schon tauch die Notiz nicht mehr bei den Aufgaben auf.

Nun könnte man swar mit der STRG-Taste die beiden in Frage kommenden Schlagwörter markieren, eleganter sind aber gespeicherte Suchevorgänge, die man in seine Favoritenliste zieht. Das Muster dieser Suche ist recht simpel angelegt:

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gespeicherte Prioritäten

In der üblichen Weise trage ich in das Hauptsuchfeld rechts oben einmalig die Abfrage ein, z. B. „tag:wichtig tag:dringend tag:z-unerledigt“ und speichere anschließend die Suche unter einem Namen ab (hier: „A-Priorität“). Dann noch in die Favoriten-Rubrik ziehen – und ich habe die Prioritäten immer zur Hand.

Das Geniale an diesem Modell: Die Prioritätenlisten werden dynamisch generiert. Nehmen wir an, bei einer Aufgabe verschiebt sich ein Termin längerfristig. Ich brauche dann nur das Schlagwort „dringend“ gegen „nicht-dringend“ auszutauschen. Schon erscheint die Aufgabe nicht mehr bei „A-Priorität“ sondern bei „B-Priorität“ (oder wandert von C nach D). Oder etwas „Nicht-Wichtiges“ (Keller aufräumen) wird doch „wichtig“ (Steuer will alte Akten sehen) usw.

Probieren Sie es aus. Mit Evernote lassen sich solche Zuordnungen herrlich flexibel gestalten, und Sie haben immer genau jene Liste im Blick, um die es Ihnen gerade geht. In der Kombination mit der Erinnerungsfunktion (= Termine setzen) kann man das Prinzip noch weiter verfeinern.

[1] könnte man auch mit „todo:false“ realisieren, aber sofern die Notiz eine weitere Checkliste enthält, kann dies unpräzise werden

 

 

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1 Antwort

  1. Ben sagt:

    Das sieht sehr gut aus – werde ich definitiv einmal ausprobieren. Nett wäre es nur noch, wenn man sich eine Übersicht mit Koordinatensystem bauen könnte und auf einen Blick alle Tasks im richtigen Quadranten sähe 🙂

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