Evernote 6 – Tutorial 3: Flotte Filter

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auf den Klick gebracht

Viele Neuerungen von Evernote 6 für Windows sind nicht sofort offensichtlich. Aber wenn man weiß, wie die entsprechenden Funktionen zu aktivieren sind, erweisen sie sich als ausgesprochen nützlich im Alltag. Wie in Tutorial 2 versprochen: Heute wird es u. a. um die Filtermöglichkeiten mit Schlagwörtern gehen.

Vorab noch mal ein paar Stichworte zum Thema Schlagwörter: In analogen Zeiten hatte man Ordner für die Einsortierung von Informationen, dieses Konzept wurde in den Anfangszeiten des Computers vollständig übernommen. Damit konnten sich die Anwender an einem gewohnten System orientieren, sie übernahmen damit aber auch alle Nachteile dieses analogen Prinzips: Ein Dokument konnte genau 1 x in einem Ordner existieren, sollte es in einem anderen Ordner auftauchen, so musste man es doppeln (= eine Kopie erzeugen). Diese unterschiedlichen Kopien musste man pflegen, also jeweils auf den gleichen Stand bringen, synchronisieren, überwachen, im Blick behalten usw. usw.

Stufe zwei waren dann Schlagwörter, die vor ca. 10 Jahren unter dem Stichwort „Tags“ insbesondere durch den Foto-Dienst Flickr größere Bekanntheit erlangten. Man konnte nun einem (Foto-)Dokument mehrere Etiketten anheften: „Sonne“, „Spanien“ und „Urlaub“ zum Beispiel. Klickte man auf „Spanien“, so hatte man alle Fotos aus der Region gebündelt vor sich. Nahm man hingegen „Sonne“, so sah man auch Fotos aus Schweden usw. Auf diesem einfachen Level nutzen bis heute viele Softwareprodukte das Konzept der Schlagwörter.

Evernote geht aber noch einen großen Schritt weiter: Schlagwörter lassen sich nicht nur untereinander kombinieren, es können auch Hierarchien (mit fast beliebig vielen Ebenen) gebildet werden, Schlagwörter lassen sich mit Notizbüchern verbinden, komplexe Suchbefehle können generiert werden (z. B. „Zeig‘ mir alle Fotos aus Spanien, die ich noch nicht für ein Fotobuch benutzt habe“) usw. usw. In der aktuellen Version gibt es eine Reihe von Verfeinerungen auf diesem Gebiet.

Markierungen von Hierarchien

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Filter im Filter

Man muss Schlagwörter nicht in Ebenen und Unterebenen organisieren – aber gelegentlich ist es sinnvoll, um etwa den Überblick zu behalten. Markiert man in der Version 6 eine obere Ebene, so werden automatisch alle Notizen den darunter liegenden Ebenen ausgewählt (eine typische ODER-Verknüpfung). Aus dem so entstandenen „Schlagwort-Set“ kann man nun sehr leicht einzelne Komponenten entfernen: Die STRG-Taste gedrückt halten und in der Seitenleiste die unerwünschten Schlagwörter per Mausklick entfernen.

Im abgebildeten Beispiel interessieren prinzipiell alle Notizen, die mit einem Anbau zu tun haben – aber nicht jene, die das erste Stockwerk betreffen (z. B. weil der entsprechende Baubeginn zu einem späteren Termin erfolgt).

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kurze Listen

Seit der Version 6.06 gibt es noch eine weitere Erleichterung: Bei einer langen Liste von Schlagwörtern mit Unterebenen war es oft mühsam, alle Zweige einzeln auf- und zuklappen zu müssen. Manchmal möchte man aber alle Unterebenen „eingeklappt“ haben, damit die Liste möglichst kurz ist. Bei anderen Vorgängen möchte man hingegen alle Ebenen aufgeklappt haben, damit man leichter ganze Zweige oder Teile davon verschieben kann. Das ist ab sofort möglich und nennt sich „Deep Linking“, da das Verfahren an einer Reihe von Stellen innerhalb des Programms genutzt wird: Ebenen, Unterebenen, Notizbuch-Stapel usw. Die „magische Taste“ ist die „Shift“-Taste: die gedrückt halten, wenn man ein Pfeilchen anklickt. Von der angeklickten Ebene aus werden alle Unterebenen auf einen Schlag aus- oder eingeklappt, der aktuelle Status bleibt jeweils erhalten bis man bei einer anderen Gelegenheit wiederum mit der Shift-Taste den gegenteiligen Status bewirkt.

Dynamische Listen

Was oft übersehen wird: Es gibt nicht nur die Auflistungen von Schlagwörtern in der linken Seitenleiste. Neben dem Suchfeld entsteht eine dynamisch generierte Liste jener Schlagwörter, die für die aktuelle Auswahl zur Verfügung stehen. Wenn man also ein Notizbuch auswählt, so werden in diesem Feld ausschließlich jene Schlagwörter aufgeführt, die innerhalb dieses Notizbuchs bisher vergeben wurden:

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ausgewählte Schlagwörter

Man erhält diese Liste durch das Anklicken des kleinen Icons rechts neben der Suchleiste (das ging auch schon in früheren Versionen), noch schneller ist man mit Alt + Shift + T (Alt + F2 zeigt die Gesamtliste der Schlagwörter). Farbmarkierungen werden auch in dieser Liste angezeigt.

Nun könnte man denken: „Okay, die Notizbücher haben einfach so etwas wie ‚Unterkapitel‘, Schlagwörter trennen die Kapitel eines Notizbuchs, sie sind so etwas wie ‚Reiter‘ in einem Papier-Notizbuch.“ Das stimmt zwar, damit würde man das Tag-Konzept von Evernote reduzieren auf das, was sich auch in anderer Software findet. Aber die ‚Reiter-Listen‘ von Evernote sind dynamisch, sie passen sich dem jeweiligen Such- und Filterprozess automatisch an.

Um diesen Vorgang zu illustrieren: Zunächst ergänzen wir die aktuelle Auswahl um eine weitere Bedingung. Sprich, im Notizbuch „Anbau Rosengasse“ wird jetzt nach dem Wort „Grundriss“ gesucht. Was passiert mit unserer Schlagwortliste?

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reduzierte Liste

Natürlich: Die Liste verkleinert sich. Es werden eben nur jene Schlagwörter gezeigt, die der aktuellen Selektion entsprechen. Das ist zwar nützlich innerhalb eines umfangreicheren Notizbuchs mit vielen Schlagwörtern, aber der eigentliche Gewinn wird durch die notizbuchübergreifende Darstellung erzeugt. Wir entfernen nun eine Bedingung und ersetzen „Suche im Notizbuch ‚Anbau Rosengasse'“ durch „Suche in ‚Alle Notizbücher'“:

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erweiterte Liste

Nun wird eine weitere Notiz gefunden, ein Wikipedia-Artikel in einem anderen Notizbuch. Und unsere Schlagwort-Liste enthält nun plötzlich auch jene Tags dieser weiteren Fundstücke (hier: „Israel“). Damit bekommen Sie, selbst wenn Sie ein komplexes System mit hunderten von Schlagwörtern aufbauen, immer nur jenen Ausschnitt angezeigt, der genau in diesem Moment relevant ist – Sie müssen also nicht permanent in der langen Liste scrollen.

Nehmen wir an, Sie führen mehrere Workshops durch und haben dafür einen Notizbuchstapel angelegt. Für jeden Workshop führen Sie ein eigenes Notizbuch mit Materialien, PowerPoint-Folien, PDF-Dokumenten usw. Wenn Sie nun diesen Workshop-Stapel markieren, dann erscheint in der dynamischen Liste das Schlagwort „Teilnehmer“. Klicken Sie auf dieses Schlagwort – und zataboom! erscheinen alle Teilnehmerlisten aus diesem Stapel gebündelt, gleichgültig, ob Sie noch in anderen Notizbüchern das Schlagwort „Teilnehmer“ vergeben haben. Ziehen Sie dann das Schlagwort „VHS-Abrechnung“ auf die eben erfolgte Selektion – und nochmal-zataboom! haben Sie alle Informationen für Ihre nächste Rechnungsstellung zur Hand.

Man kann noch sehr viel mehr mit Schlagwörtern machen, aber hier soll es ja um Funktionen der 6-Version gehen. Und auch gleich eine Nachricht aus der Zukunft (evtl. schon in der nächsten Beta enthalten): Wer die bisherige Übersichtsseite der Schlagwörter (Anzeige aller Schlagwörter in mehreren Spalten) vermisst, der kann sich freuen. Die Entwickler bauen diese Übersicht wieder ein.

Notizen ohne Schlagwörter schneller finden

Wer nun auf den Geschmack gekommen ist und schauen möchte, welche Notizen er nachträglich mit Schlagwörtern versehen muss – auch dieses Vorhaben wird in Version 6 einfacher. Bisher war es zwar schon möglich, sich mit den beiden Befehlen „tag:*“ bzw. „-tag:*“ jeweils jene Notizen anzeigen zu lassen, die entweder schon mit Schlagwörtern versehen worden waren – oder noch gar keine aufwiesen. Da aber viele Anwender nicht mit den Suchparametern vertraut sind, wurde eine weitere Filtermöglichkeit eingebaut: Der einfache Klick auf das Wort „Schlagwörter“ in der linken Seitenleiste bringt jene Notizen zum Vorschein, die auch tatsächlich ein Schlagwort aufweisen. Drücken Sie zusätzlich die Alt-Taste, so wird dieser Vorgang umgekehrt, es sind nur noch die Notizen ohne Schlagwort sichtbar:

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nützliche Abkürzung

Wenn Sie beispielsweise insgesamt 1.000 Notizen gesammelt haben („Alle Notizen“ = Shift + F6), so erhalten Sie beim einfachen Klick 600 (mit Schlagwörtern) angezeigt, wenn Sie die Alt-Taste gedrückt halten nur 400 (ohne Schlagwörter).

So, damit beende ich die kleine Tutorial-Serie. Zwar gibt es noch ein paar weitere Erleichterungen, die nicht unbedingt auf den ersten Blick zu sehen sind, aber darauf komme ich sicher von Zeit zu Zeit zu sprechen. Und eine wirklich pfiffige Neuerung kündigt sich am Horizont an: Voraussichtlich wird die neue Jump-Box, die die Mac-Version vor einiger Zeit erhielt, auch in die Windows-Variante eingebaut, darauf darf man sich als Intensiv-Nutzer schon mal ein wenig freuen …

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