Evernote über Kontaktformulare steuern

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einfache Auswahl

Ob einfache Webseite oder Blog – ein Kontaktformular ist schnell eingebunden. Horst hat mich z. B. auf den Dienst „JotForm“ aufmerksam gemacht, mit dem man ein solches Formular per Drag ’n Drop erstellen kann. Ich werde die Idee allerdings hier am Beispiel von WordPress und dem verbreiteten Plugin „Contact Form 7“ schildern.

Das Ziel

Den Besuchern der Webseite wird ein erweitertes Mail-Formular zur Verfügung gestellt: Es kann beispielsweise angekreuzt werden, zu welchem Thema man Auskünfte wünscht, welche Abteilung die Anfrage betrifft, welchen Ansprechpartner man wünscht usw. Nach dem Absenden des Formulars landet das Schreiben sofort im jeweiligen Notizbuch – das man z. B. mit einem bestimmten Support-Mitarbeiter teilt – oder erhält ein bestimmtes Schlagwort, so dass man die eingegangen Meldungen später leichter filtern kann. Über die vielfältigen Möglichkeiten der Teamarbeit mit Evernote haben wir uns ja schon öfter unterhalten.

Das Vorgehen

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einfache Gestaltung

Grundsätzlich können Webformular neben Mail-Adressen und Textfeldern auch Checkboxen, Radio-Buttons oder Auswahlmenüs aufnehmen. Die Resultate aus diesen Menüs werden dann meist in den Mail-Text aufgenommen. Wir verwenden hingegen die vom Absender getroffene Wahl, um die Nachricht automatisch von Evernote einordnen zu lassen.

Contact Form 7 stellt alle genannten Möglichkeiten in einer Liste – unter dem Stichwort „Tags“ – zur Verfügung. Man selbst muss nur noch die Auswahlmöglichkeiten eintragen, also z. B. die Namen der Mitarbeiter „Maier“, „Schmidt“, „Schubert“. Ob man die Form von Radio-Buttons oder ein aufklappbares Auswahlmenü bevorzugt, ist gleichgültig – unser Vorhaben funktioniert mit allen Varianten. Gespeichert wird unser Menü unter einem beliebigen Namen, hier: „Schlagwort“, den müssen wir uns merken.

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Auswahlmenü gestalten

Die Code-Zeile ([select Schlagwort „Maier“ …]) positionieren wir im Formular an jene Stelle, wo später die Abfrage erscheinen soll, also z. B. unter die Mail-Adresse oder ans Ende der Nachricht. Das gleiche Vorgehen wählen wir für die Auswahl einer Abteilung. Im Beispiel gibt es die Notizbücher „allgemein“, „Marketing“ und „Support“ in Evernote – daher finden sich diese Begriffe auch in unserem Kontaktformular. Dieses Menü wurde „Notizbuch“ genannt.

Contact Form 7 will nun noch wissen, wohin es die Mail verschicken soll – da wird die Evernote-Mail-Adresse eingetragen. Und anschließend der wichtigste Eintrag: die Formatierung der Betreffzeile. Evernote ordnet ja Angaben, die mit „@“ oder „#“ beginnen, entsprechend ein. Beispielsweise wird eine Mail mit dem Betreff „Käse-Spätzle wie Oma sie macht @Rezepte #Käse #Nudeln“ in das Notizbuch „Rezepte“ eingetragen und mit den Schlagwörtern „Käse“ und „Nudeln“ versehen. Entsprechend ordnen wir die von uns vergebenen Feldbezeichnungen zu. Die ganze Betreffzeile lautet also: [your-subject] @[Notizbuch] #[Schlagwort]. Mit [your-subject] bleibt der vom Absender vergebene Text erhalten, der gleichzeitig zum Titel der Evernote-Notiz wird.

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Einträge für die Betreffzeile

Auf einer beliebigen WordPress-Seite fügt man den von Contact Form 7 generierten Code ein, der sehr kurz ist, z. B. „[contact – form – 7 id=“3411″ title=“Support-Anfragen“]“.
So kommt die von der Webseite abgeschickte Nachricht dann als Evernote-Notiz an:

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eingeordnet

Mit dem Plugin lassen sich beliebig viele unterschiedliche Formulare mit unterschiedlichen Aufgaben einfügen – man kann also auf die gleiche Weise noch ein Formular „Ihre Anregungen zu unseren Produkten“ erzeugen, mit den Schlagwörtern „Produkt1“, „Produkt2“ und „Produkte“ und dieses an einer anderen Stelle des Webauftritts einbinden. Ebenso kann man neben der Evernote-Adresse einen zweiten Empfänger angeben. Dann erhält beispielsweise das Sekretariat als „normale“ Mail die Nachricht, während in Evernote ein geordnetes Archiv entsteht.

In einem größeren Schaubild habe ich die Felder von Contact-Form-7 noch einmal übersichtlich in einem PDF-Dokumtent dargestellt.

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Überblick

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2 Antworten

  1. eikeriedel sagt:

    Hallo Herbert,

    kannst du noch einen Hinweis geben, wie das Beispiel mit Jotform aussieht? Finde ich ganz interessant, da Jotform ja auch durch die Widgets ziemlich „aufgebohrt“ werden kann und das Spektrum damit deutlich erweitert. (Beschäftige mich gerade dienstlich mit div. Form-Tools)

    Der Schlüssel ist einfach nur das Hinzufügen von Merge-Tags in den Betreff… so simpel! Danke für die Anregung!

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