Listen und „Dash-Buttons“ automatisiert erstellen (iOS)

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ein Klick – und die Liste ist ergänzt

Vor einigen Wochen zeigte die ARD eine kurze Doku mit dem Titel „Erledigt!“ über die Arbeit von Richtern (Mediathek): Zu sehen waren ganze „Papier-Gebirge“, Regalbretter, die sich unter der Last der Akten bogen, Schreibtische, auf denen nur noch eine Ecke für die Kaffeetasse frei war. Die „Digitalisierung“ spielte sich nur bei wenigen „Pilot-Ämtern“ in Deutschland ab, meist via veralteter Windows-Software – hauptsächlich kamen Laufzettel zum Einsatz, die per Hand ausgefüllt werden mussten …

Was nun, wenn man einfach sein Smartphone auf eine solche Akte richten könnte – und sofort würde eine Liste ergänzt um den Aktennamen, Datum, Uhrzeit, Dauer der Bearbeitung usw.? Eine ideale Sache für Laufzettel und andere analoge Vorgänge. Und genau das ist mit Evernote möglich! Ich illustriere das jetzt mal am Beispiel einer „Entleih-Liste“, man kann das Vorgehen aber auf beliebige Listen anwenden, z. B. Rückgabe der Papiere bei einem Fuhrpark, Registrierung von Arbeitszeiten an bestimmten Orten, Dokumentation einzelner Arbeitsschritte usw. usw.

Beispiel: Hausmeister
Nehmen wir an, die drei Hausmeister Udo, Felix und Marco sind für ein großes Schulzentrum zuständig und teilen sich einen Geräteschuppen. Wenn Felix eine Reparatur am Ostflügel ausführen muss, will er rasch wissen, ob die Schlagbohrmaschine verfügbar ist. Er ruft eine Evernote-Notiz auf und sieht, dass diese noch bei Marco ist und kann sich so den vergeblichen Weg in den Südflügel sparen. Dass die Liste auf einem aktuellen Stand ist, dafür ein kleines QR-Zettelchen, das auf die Maschinen geklebt ist, den Werkzeugkoffern beigefügt wurde oder einfach an der entsprechenden Stelle am Regal hängt:

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Regal-Markierung

Der „Entleiher“ oder „Zurückgeber“ muss nun nur noch daran denken, sein Smartphone kurz auf den Code zu halten. Damit wird automatisch eine – beliebig konfigurierbare – Listen-Notiz in Evernote ergänzt. Das Ergebnis sieht dann beispielsweise so aus:

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fertige Liste

Die Einstellungen für die Notiz können sehr flexibel konfiguriert werden:
– eine neue Notiz für jeden Vorgang oder Ergänzung einer Liste innerhalb der gleichen Notiz
– getrennte Notizbücher oder getrennte Schlagwörter für jeden Vorgang
– neue Einträge am Beginn der Notiz oder am Ende einfügen
– Verwendung von Vorlagen usw. usw.

So wird es gemacht

1. Was wird benötigt?
a) Die App „Qrafter“ zum Scannen des Codes. Ohnehin ist Qrafter eine der besten Apps auf diesem Gebiet, kann auch selbst Codes generieren – die kleine Anschaffung lohnt sich also auch jenseits dieses Projekts.
b) Die App „Drafts“. Über Drafts habe ich schon oft in meinem Blog geschrieben – ob Dropbox, Markdown oder eben gerade Evernote – schlicht unentbehrlich für jeden, der ein iPhone oder ein iPad besitzt.

2. QR-Code erzeugen
QR-Bildchen lassen sich leicht mit vielen Online-Generatoren (z. B. auf dieser Seite) oder direkt mit Qrafter erzeugen. In unserem Fall muss nur Text in den Code aufgenommen werden – das ist besonders einfach. Die so erzeugte Grafik können Sie z. B. in eine Word-Tabelle einfügen und ausdrucken.

Die Textzeile, aus der der QR-Code bestehen soll, lautet:

drafts4://x-callback-url/create?text=Udo&action=Werkzeugweg&x-success=Qrafter:// bzw.

drafts4://x-callback-url/create?text=Udo&action=Werkzeugda&x-success=Qrafter://

(Bei älteren Versionen der App „Drafts“ den Beginn „drafts4“ mit „drafts“ ersetzen.)

Das sind die zwei Codes für die „Udo-Reihe“ unserer Tabelle. Für die restlichen Codes muss man nur den Namen austauschen („Felix“ bzw. „Marco“), die Anweisungen „Werkzeugweg“ (für „entliehen“) bzw. „Werkzeugda“ (für „zurück“) bleiben jeweils unverändert.

3. Vorlage in Drafts anlegen
Mit „Werkzeugweg“ bzw. „Werkzeugda“ werden Evernote-Aktionen in der App Drafts aktiviert. Wie man solche Aktionen konfiguriert, hatte ich vor längerer Zeit in einem kleinen Tutorial-Video dargestellt:

 

Datum und Text (= „Udo“) werden auf diese Weise an Evernote übergeben. [1] Diese Aktionen kann man später ändern, ohne den QR-Code neu auszudrucken zu müssen. Will man z. B. ein anderes Notizbuch verwenden oder neue Schlagwörter anfügen, so erledigt man dies innerhalb von Drafts. Lediglich der Name der Aktion, der ja im QR-Code verwendet wird, muss erhalten bleiben.

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Evernote-Aktion in Drafts

4. Ablauf
Qrafter wird auf den gedruckten Code gerichtet – man bestätigt kurz, dass die Drafts-App aufgerufen werden darf – innerhalb von Drafts muss man gar nichts tun (1, 2 Sekunden warten, bis der Text zu Evernote geschickt wurde) – danach wird automatisch wieder Qrafter aufgerufen und man könnte sofort einen neuen Code scannen.

Und noch Dash-Buttons & Co. …
Da wir gerade beim Thema „Geräte“ sind: Im abgebildeten Beispiel findet sich jetzt nur ein Foto des Werkzeugkastens, man könnte aber auch eine Inhaltsliste, Gebrauchsanweisungen (PDF von der Homepage des Geräte-Herstellers) usw. in der gleichen Notiz aufnehmen. Wenn aus dem internen Evernote-Link dieser Notiz einen weiteren QR-Code erzeugt, den man neben das Gerät klebt, so hat man alle Informationen an Ort und Stelle (z. B. beim Beamer in verschiedenen Klassenräumen, Größe der Birne, ob bereits bestellt oder wie viele noch auf Lager sind usw.).
Ja, mit dem gleichen Vorgehen kann man sich sogar seinen ganz privaten „Amazon-Dash-Button“ basteln: QR-Code im Badezimmer neben Waschmittel oder Rasierer mit „10 Klingen gekauft am xyz“ bzw. „Rasierklingen müssen bestellt werden“. Die Infos wandern dann je nach Gegenstand in die Notizen „Drogeriemarkt“, „Baumarkt“ usw. Da man solche Notizen mit Geo-Daten versehen kann (siehe hier), werden die passenden Einkaufszettel automatisch aufgerufen. wenn man sich in der Nähe von DM oder Obi befindet.
Bonustipp: Wenn Sie viel mit Werkzeug umgehen müssen, dann lohnt sich vielleicht ein Blick auf die Apps der Hersteller. So stellt beispielsweise Bosch die App „Bosch Pocket Assistent“ zur Verfügung, die Werkzeuge auf Fotos erkennen kann …

[1] Man könnte auch mit einer Aktion auskommen, wenn man statt „Udo“ einen Code mit dem Text „Udo entliehen“ und einen mit „Udo zurück“ erstellt. Zwei Aktionen haben den Vorteil, dass man z. B. unterschiedliche Liste anlegen kann.

 

 

 

 

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14 Antworten

  1. VolkerA sagt:

    Der Artikel kommt mir gerade recht. Ich stelle in einem wesentlichen Bereich bei uns in der Firma von Barcode auf QR-Code um. Diese kleben mit Bild auf den Gebinden. Aktuell kann man sich über Bestände informieren und per Smartphone Bestände buchen bzw. umlagern. Nun werde ich dieses Beispiel derart für mich umsetzen, dass der Einkauf Bedarfsanforderungen von den Mitarbeitern per Evernote bekommt. Und automatisch getaggt, kann sich hier dann der Einkäufer alle zusätzlich erforderlichen Informationen zusammen holen. Und per Kontext bekommt er die auch ohne Tags. Noch nicht ganz zu Ende gedacht, aber in die Richtung wird es gehen.

  2. Björn sagt:

    Super Tipp, vielen Dank!

  3. tboley sagt:

    Wow, eine ziemlich geniale Idee! Das lässt sich bestimmt auch prima abwandeln für den Vorratsschrank, um verbrauchte Sachen schnell in die Einkaufsliste zu packen (die bei uns zu Hause aus mehreren Evernote-Notizen besteht).

  4. tboley sagt:

    Kleiner Tipp: Wenn man die aktuellste Version von Drafts (Version 4.x) hat, lautet die korrekte URL:

    drafts4://x-callback-url/create?text=Udo …

  5. Mia sagt:

    Welche App empfehlt ihr einem Android-Nutzer? Statt Drafts, das ich im Playstore nicht finde.

  6. Paul Belcl sagt:

    Hallo,
    Gibt es was vergleichbares auch für ANDROID??

    • Herbert sagt:

      Hm, mit Android kenne ich mich nicht aus. Unter iOS gibt es die Möglichkeit, dass generell Apps ihre Informationen untereinander austauschen. Falls das bei Android nicht möglich ist: Vielleicht gibt es dort ja eine QR-App, die die Information automatisch per Mail verschickt? Dann könnte man die Evernote-Adresse eintragen.

  7. Tim sagt:

    Ich hatte das schon vor ca. 4 Jahren für meine ehemalige Firma mit Evernote und Android gemacht. Damals ging es um Bestückung von Kisten im Lager für Messen: Wo ist was drin und gehört das auch dorthin 😉
    Auch Reklamationsabwicklung habe ich damit gemacht (physische Artikel mit dem Workflow verknüpft). Hat gut funktioniert und war für Mitarbeiter sehr gut nachvollziehbar und einfacher als Zettelwirtschaft

    Dieser Artikel hat mich wieder auf ne Idee gebracht 😉

  8. Matthias sagt:

    Hallo Herbert,

    das Tutorial zu Drafts ist ja spitze! Vielen Dank dafür.

    Gruß
    Matthias

  9. Matthias sagt:

    Hallo Herbert,

    Hast du dir schon mal die Customer Actions im Draft 4 angeschaut?

    Alles neu macht der Mai! 😉

    Gruß
    Matthias

  1. 28. September 2016

    […] Herbert „Evernote für Pfiffige“ eine ziemlich genialen Artikel mit dem Thema „Listen und „Dash-Buttons“ automatisiert erstellen (iOS)“. Reden wir nicht darüber, dass ich trotz guter Vorsätze wieder nachts gelesen statt geschlafen […]

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