Mailberge abarbeiten mit Evernote

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Notizen zu Mails

Nach jedem Urlaub das gleiche Spiel: Dutzende von Mails, die der Antwort harren. Ich weiß, ich weiß: Es gibt alle möglichen Verfahren wie „Inbox Zero“, jede Mail nur 1 x anfassen, Mail-Ordner-Strukturen usw. Etliche Mails werden auch schnell und direkt beantwortet. Aber bei mir sind viele Anfragen nicht mit ein paar Zeilen zu klären, oft muss ich erst aktuelle Infos einholen, selber nachschlagen, auf einen Kollegen warten, der auch in Urlaub ist usw. usw. Folgendes Verfahren finde ich da ganz hilfreich:

  1. Komplexere Mailanfragen werden aus Outlook heraus mit dem Evernote-Button in ein gesondertes Notizbuch „umgeleitet“.
  2. Anschließend werden alle Mail-Notizblätter mit der STRG-Taste markiert und – mit der rechten Maustaste – aus dem Kontextmenü „Links der Notizen kopieren“ aufgerufen.
  3. Ein leeres Notizblatt wird erzeugt und die Links aus der Zwischenablage kopiert. Evernote fügt automatisch – statt kryptischer Hyperlinks – die Betreff-Zeilen als Linküberschriften ein.
  4. Unter den Betreffzeilen kann ich nun kurz in Stichpunkten festhalten, welche Aktionen ich zunächst durchführen muss, bevor ich die Mail beantworten kann.

Natürlich könnte ich die Hinweise auch direkt auf dem Mail-Notizblatt festhalten, aber dann müsste ich das einzelne Blatt jeweils aufrufen. So habe ich eine übersichtliche Index-Seite im Notizbuch, auf der ich Dinge rasch ergänzen kann – und wenn mir etwas unklar ist, genügt ein Klick auf den Link und ich bin beim vollständigen Mail-Text.

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2 Antworten

  1. Kay Zeisberg sagt:

    Hehe! Habe das gerade mal ausprobiert, da ich einen Wust von Mails zum gleichen Thema im Outlook habe – funktioniert, man „komprimiert“ seine Gedanken quasi! Danke für den Tipp.

  2. Frank sagt:

    Gute Idee, ich komme gerade aus dem Urlaub zurück.
    Einen besseren Zeitpunkt für diesen Tip gibt es nicht.

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