Mit Todoist Ziele – tatsächlich – erreichen

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Der Weg ist das Ziel – oder so …

Aus meiner Sicht liegt der Schwerpunkt von Evernote im Informationsmanagement, hier hat das Programm deutlich seine Stärken. Ebenso ist Evernote gut einsetzbar für ein „Projektmanagement im Alltag“ mit Elementen wie Checklisten, (Such-)Abfragen, Schlagwort-Filterung usw. Für die feingliedrige Planung größerer Vorhaben fehlen mir allerdings wichtige Funktionen wie z. B. „wiederkehrende Termine“, die Unterteilung in kleine Projektschritte oder das gezielte Verlinken einzelner Listenpunkte. Um Evernote in diesem Bereich zu ergänzen, hatte ich mir zwar schon öfter „Todoist“ angesehen (kostenlos für Windows, Mac, Android, iOS usw.), konnte mich aber nicht dafür begeistern –  der „Mehrwert“ gegenüber Evernote schien mir zu gering.
Seit einigen Wochen habe ich meine Meinung gründlich geändert: Die Möglichkeiten von Todoist sind enorm – aber weithin nicht bekannt, woran das Unternehmen selbst nicht ganz unschuldig ist. Denn die kostenlose Version kommt nur mit Basisfunktionen daher, „nett“, aber auf diesem Level nur einer unter anderen ToDo-Managern. Aus meiner Sicht sollte man sich einen Premium-Account gönnen (23 Euro Jahresgebühr [1]), um die umfangreichen Funktionen wirklich nutzen zu können.

Warum übliche ToDo-Listen scheitern – müssen

Checklisten sind ausreichend für die kleinen Dinge des Alltags: Reinigung abholen, Abo kündigen oder Fahrkarte besorgen. In der Sekunde, in der man den Fehler begeht, umfangreichere Ziele damit zu erfassen, müssen derartige ToDo-Listen versagen – ja, sie bewirken sogar das Gegenteil: durch die Anhäufung von Listenpunkten wächst das „schlechte Gewissen“. Man bekommt durch lange Listen bei jedem Öffnen gezeigt: Das ist noch nicht erledigt! Und das nicht! Und das auch noch nicht! „Kapitel 4 meiner Masterarbeit überarbeiten“, „Keller aufräumen“, „Steuer vorbereiten“ oder „gesünder leben“ sind nette Tagträume – mehr nicht. Es fehlen die Umsetzungsschritte, z. B. zu welchen konkreten Zeiten wird man wann welches konkrete Pensum in Angriff nehmen.

Alle Untersuchungen der Motivationspsychologen belegen seit Jahrzehnten, dass man mit Vorsätzen und Listen ohne das gleichzeitige Setzen von Terminen nichts erreicht. Beispielhaft dazu das Experiment von Peter Gollwitzer [2] an der Universität Konstanz: Studenten wurden gebeten, 48 Stunden nach Weihnachten einen kurzen Bericht einzusenden. Eine Gruppe bekam dazu keine weiteren Anweisungen. Eine andere Gruppe musste vorab festhalten, wann und wo sie diesen Bericht schreiben würden. Von Gruppe 1 setzten 32 Prozent das Vorhaben um – von Gruppe 2 hingegen 71 Prozent.

Ein weiterer wichtiger Faktor für das Erreichen von Zielen: das „Runterbrechen“ auf überschaubare Handlungsanweisungen. Nur bei kleinen Einheiten kann man den Aufwand realistisch überblicken und einschätzen [3]. Daher nützt auch keine ToDo-Liste etwas, die zwar das Setzen einer Deadline für die Hauptaufgabe zulässt – bei den Unteraufgaben die notwendigen Funktionen hingegen nicht zur Verfügung stellt.

Ein letzter wichtiger Punkt: Fokussierungsmöglichkeiten. Wenn ich immer eine ellenlange Liste von Aufgaben und Teilschritten aller Projekte vor Augen habe, werde ich mit Informationen und Anforderungen „überflutet“. Allerdings ist das aus Papierzeiten gewohnte „Abheften“ in Ordner auch keine Lösung – dadurch wird Information „isoliert“, man durchschneidet Verbindungen zu anderen Projekten. Vielmehr muss ich den jeweiligen Fokus flexibel definieren können, Filter zur Hand haben, Regeln selbst konfigurieren können. Klingt ein bisschen kompliziert, ist aber alles mit Todoist relativ einfach umzusetzen.

Was macht Todoist „besser“?

1. Todoist ermöglicht flexible Strukturen
Man kann ausgesprochen flexible Strukturen mit Todoist aufbauen:

  • Jedes Projekt lässt sich in Unterprojekte aufteilen, jedes Unterprojekt in Aufgaben, jede Aufgabe in Teilaufgaben, jede Teilaufgabe usw. usw.
  • Neben Standard-Sortiermöglichkeiten wie Datum oder Priorität können alle Elemente via Drag ’n Drop verschoben, eingezogen, verschachtelt und beliebig angeordnet werden.
  • Für wiederkehrende Abläufe (z. B. Organisation der Lehre in jedem Semester) können eigene Vorlagen konfiguriert werden.

2. Todoist ermöglicht komplexe Terminierungen
Alle Aufgaben, Unteraufgaben, Unter-Unteraufgaben usw. können mit ausgeklügelten Terminanweisungen versehen werden.

  • Sie haben eine Deadline für die Abgabe des Projektantrags am 15. 4.? Lassen Sie sich am 11. 4. per Push-Benachrichtigung auf Ihrem Smartphone erinnern.
  • Sie wollen jeden 3. Sonntag Ihre Steuerunterlagen einscannen? Todoist schickt Ihnen an diesen Sonntagen morgens eine Mail zu.
  • Termine verschieben sich? Todoist nimmt die Neuberechnung selbsttätig vor: „Ab dem 10. Juni möchte ich meinen Kühlschrank alle 3 Monate abtauen“. Kommt man erst am 20. Juni zum Abtauen, weil man es mal wieder verpasst hat, so merkt das Todoist und setzt den nächsten Termin nicht auf den 10. sondern auf den 20. September.  [4]

3. Fokussierung

  • Alle Ebenen können auf- und zugeklappt werden, so dass nur Abschnitte, an denen man gerade arbeitet, sichtbar sind.
  • Man kann per einfacher Auswahl (STRG-Taste gedrückt halten) beliebige (Unter-)Ebenen und (Unter-)Projekte zu neuen Listen kombinieren.
  • Termine, Prioritäten, Schlagwörter und Suchbegriffe lassen sich mit einer Vielzahl von Operatoren zu eigenen Filtersets clustern. Beispiel: „Zeige mir alle Aufgaben, die überfällig sind UND jene, die in den nächsten zwei Tagen anstehen UND (die Priorität 1 ODER das Schlagwort ‚Beruf“ aufweisen)“.

„Tour de Biko-Vino“

Damit das Zusammenspiel der Funktionen – und auch die Möglichkeiten der Verknüpfung mit Evernote – deutlicher werden, illustriere ich das Vorgehen an einem Beispiel.

Anlässlich Ihres 35. Geburtstags trafen Sie Ihre alten Studienfreunde Udo (Bottrop) und Julia (Düsseldorf). Im Gedenken an alte Zeiten (und nach einigen Gläsern Andechser Doppelbock) beschließt die Runde: Im September machen wir eine Fahrradtour! Es bietet sich der „Radweg Deutsche Weinstraße“ in der Pfalz an, landschaftlich schön und laut Touristik-Webseite „Saumpfad der Glückseligkeit“.
Am nächsten Morgen – bei Kaffee und Alka-Seltzer – sehen Sie Ihre körperliche Verfassung nüchterner und fragen sich, wer eigentlich diesen saudummen Einfall hatte. Nach 10 Jahren Schuldienst trauen Sie sich eine solche Tour nicht mehr zu – man sollte absagen. Am Nachmittag fühlen Sie sich wieder fit, greifen zu PC und Smartphone und überlegen, ob Sie mit einer guten Planung nicht doch eine Chance haben.

In Todoist erstellen Sie Ihr Groß-Projekt „Tour de Biko-Vino“, das aus den Vorbereitungen und drei Teilprojekten besteht „Training: Höhen und Tiefen“, „Tourplanung: Sonne und Hütte“ und „Mini-E-Book: Mit dem E-Bike auf Du und Du“.

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Projekt anlegen

 

Vorbereitungen
Die allgemeinen Aufgaben benötigen kein eigenes Projekt, sie sind direkt im Hauptprojekt untergebracht. Dazu gehört eine kleine Skype-Konferenz mit Ihren Freunden, Erkundigungen zum Thema „E-Bikes“, Besuch eines Rad-Shops usw. Einzelheiten, wie Angebote oder Testberichte, werden in Evernote gespeichert, der Link zu dieser Notiz im Todoist aufgenommen. Termine und Erinnerungen werden vergeben, ein Todoist-Link zum geplanten E-Book-Kapitel findet sich ebenfalls.

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Optionen für Aufgaben

1.    Termin plus Erinnerung via Push-Benachrichtigung
2.    Textnotiz plus Dateianhänge plus Link zur Evernote-Notiz
3.    Prioritäten mit Farbcodierungen
4.    Link zu einer Todoist-Aufgabe in einem anderen Projekt

Trainingsplan
In diesem Projekt entwerfen Sie Ihren eigenen Trainingsplan. Sie starten langsam mit kleinen Touren in der Umgebung und gewöhnen sich in Phase 1 („Hauptsache ankommen“) an, sich die Sonntage für dieses Mini-Training frei zu halten. Dinge wie GPS-Tracking, Puls-Datenerfassung, Touren-Logbuch werden hier eingeübt und in Evernote erfasst, in Phase 2 („was mit Steigungen“) systematisch erweitert. Phase 1 liefert Ihnen auch Erfahrungen, wie realistisch Sie Ihre Kondition einschätzen. Gerade in der Anfangszeit sind Steigerungsraten hoch (man beginnt „ganz unten“ und verbessert sich von mal zu mal) – so etwas motiviert, wenn es dokumentiert wird. Fällt es Ihnen schwerer als gedacht? Auch kein Problem: Sie korrigieren Ihren Trainingsplan entsprechend der Daumenregel „Nicht überfordern, aber einen Tick mehr, als man denkt.“
Auch in die Liste aufgenommen: konkrete Belohnungen beim Erreichen eines Teilziels oder eines Meilensteins. Motiviert immer für die nächsten Schritte.
Phase 3 („Alle werden staunen!“) führt Ihr Training zu vorher nicht gekannten Höhen – Udo und Julia werden später in Ihrem Windschatten mit hängender Zunge in die Pedale treten!

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viele kleine Schritte

1.    Schlagwörter/Etiketten können vergeben werden
2.    Wiederkehrender Termin („jeden 2. Sonntag im Monat“)

Tourenplanung – im Team
Ähnlich gehen Sie bei Ihrer Tourenplanung vor: Einsammeln von Infos via Web Clipper, Buchungen, Fahrkarten, Reservierungsbestätigungen usw. Sie können das Projekt für Udo und Julia sogar freigeben und Aufgaben delegieren. Die Eingeladenen müssen über keinen Premium-Account verfügen. Aber die Einladungsmail enthält alle Einzelheiten (deutscher Text), die Anmeldung zu Todoist ist ausgesprochen einfach gehalten.

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im Team arbeiten

Die Einladung erfolgt projektbezogen, die Zuordnung taskbezogen. Das meint: Jeder Eingeladene kann nur das ausgewählte Projekt sehen, nicht aber Ihre anderen Projekte (z. B. „Trainingsplan“). Allerdings kann jeder im Team an allen Aufgaben Veränderungen vornehmen, Daten korrigieren (weil er z. B. eine neue Information hat), neue Etiketten definieren und vor allem kommentieren (neue Kommentare erscheinen fast umgehend).

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Benachrichtigungen

Zugleich kann jeder Aufgabe und Unter-Aufgabe eine oder mehrere andere Personen zugeordnet werden. Der Vorteil: man sieht nicht nur optische Verweise, man erhält auch entsprechende Filter, z. B. „Zeige mir alle Aufgaben in Projekt XY, die anderen zugewiesen wurden.“

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flotte Kommentarfunktion

Und sonst noch:

  • In den nächsten Tagen erhalten die mobilen Apps Updates. iOS 10 konnte ich bereits ausprobieren – gelungen! Stapelbearbeitungen, neue Gesten, sehr einfaches Verschieben von Aufgaben sind nur einige der Neuerungen. Android soll relativ rasch folgen.
  • Todoist hat jede Menge Plugins für die gängigen Browser oder Produkte wie Outlook. Wer Chrome [5] benutzt: einzelne Google-Mails können mit einem zweiten Plugin direkt in Todoist als Link aufgenommen werden. Beim Klick darauf landet man bei der Original-Mail.
  • Ideale Verknüpfungsmöglichkeiten mit Evernote: Eine Evernote-Notiz kann Direkt-Links zu Projekten, Unterprojekten, Aufgaben und Unteraufgaben aufnehmen. Umgekehrt lässt sich bei Todoist jederzeit der Link zu einer Evernote-Notiz einpflegen. Dazu kommen unzählige IFTTT-Rezepte.
  • Jedes (!) Projekt erhält automatisch eine eigene Mail-Adresse. Auf diese Weise kann man zielgenau Materialien aus anderen Anwendungen verschicken – z. B. gibt es hier auch für die beliebte iOS-App „Drafts“ entsprechende Action-Definitionen.
  • Über die vielfältigen Abfragemöglichkeiten aller möglichen Metadaten – Prioritäten, Zeitangaben, Etiketten usw. – hatte ich ja schon gesprochen – man kann sich damit eine lange Filterliste – vergleichbar mit den „gespeicherten Suchen“ bei Evernote – einrichten. Vor allem aber: Man erhält dadurch auch verschiedene Startansichten! Da sich alle (Filter-)Parameter in der Browser-Adresszeile finden, muss man sich lediglich unterschiedliche Bookmarks abspeichern. Auf diese Weise erhält man beim Klick z. B. die Ansicht „Alle in den nächsten 4 Tagen fällige Aufgaben aus dem Projekt Zeitzeugen“ – man überspringt also die übliche Startansicht. Diese komplexen Links kann man wiederum in Evernote aufnehmen.
  • Der (englischsprachige) Support ist auf unsere Zeitzone abgestimmt, da viele Todolist-Mitarbeiter von Europa aus arbeiten (Schwerpunkt: Portugal).

Nebenbei: Zum Thema „ToDo-Listen“ erstelle ich gerade ein neues Flipboard-Magazin – darin werden sich auch eine Reihe von Praxisbeispielen finden.

Und wer noch sich etwas in das Thema einlesen möchte: Die Ausgabe Nr. 39 von „Psychologie Heute – compact“ – „Endlich geschafft! Pläne verwirklichen“ – bietet eine gute Zusammenfassung (Print und iPad).

[1] Man erhält das Geld im ersten Probemonat bei Nichtgefallen zurück.

[2] Gollwitzer, P. M., & Brandstätter, V. (1997). Implementation Intentions and Effective Goal Pursuit. Journal of Personality and Social Psychology, 73 (1), 186 – 199. PDF-Version.

[3] Zumindest bei neuen Aufgaben, etwa Unterrichtsvorbereitungen im Referendariat. Ist man bereits einige Jahre im Schuldienst, kann man Vorbereitungszeiten recht genau einschätzen.

[4] Wer Todoist in diesem Bereich bereits kennt, der wird in den nächsten Wochen eine Überraschung erleben: Ich durfte unter iOS die ergänzte Syntax vorab ausprobieren – es gibt tolle neue Zeitanweisung (z. B. endlich auch ein „start – ending“). Wird in den nächsten Tagen unter iOS eingeführt werden, Web, Android usw. folgen kurz danach.

[5] Leider hat Google diese Funktion vor einigen Wochen für Firefox unterbunden (hier sind die Todoist-Entwickler leider machtlos).

 

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13 Antworten

  1. eikeriedel sagt:

    Hallo Herbert,

    danke für die gute Übersicht!
    Gerade beim Zusammenspiel mit Evernote fände ich ein Verknüpfung mit dem direkten Evernote-Link sehr sinnvoll – hier öffnet sich bei mir immer nur der Webclient, was nicht hilfreich ist.
    Hast du eine Idee, wie (automatisiert?) echte Evernote-Links als Links zu den Tasks hinzugefügt werden können?

    Für mich bringt Todoist als bisher einziges, mir bekanntes ToDo-Tool zudem den Gamification-Ansatz mit – das motiviert manchmal schon, die ein oder andere Aufgabe zu erledigen um sich die Karma-Punkte auf dem Weg zum „Erleuchtet“-Nutzer zu sichern 😉

    • Redakteur sagt:

      Unter Windows ist es so, dass beim Anklicken eines „evernote://…“-Links zwar kurz ein neuer Tab im Browser aufgerufen wird (ohne die Evernote-Webseite anzusteuern) und sofort danach Evernote-Desktop … aber Du nutzt Mac … hm … da habe ich mangels Mac leider keinen Tipp …

      Genau, Gamefication hatte ich tatsächlich als Abschnitt drin, weil wir an unserem Institut eine Juniorprofessur dafür haben. Dann kam mir der Artikel aber zu lang vor … 🙂

      Und Backup hatte ich noch vorgesehen – aber das hebe ich auf, falls sich genügend Interesse zu Todoist bei den Lesern hier abzeichnet.

  2. erwin abelmann sagt:

    Sehr gute Übersicht.
    Da ich schon seit einiger Zeit mit dem Pocket Informant arbeite und dieser eine Sync funktion mit EN hat und er auch die tags von EN übernimmt und das ganze mit Google verknüpft werde ich keinen weiteren Account bei todoist eröffnen.

    • Redakteur sagt:

      Pocket Informant ist bestimmt auch gut – aber als „Nicht-Mac-Besitzer“ (wann kriege ich mal einen geschenkt?! 🙂 ) muss ich mich in der Windows-/Web-Welt umsehen.

  3. Hermann Josef Groß sagt:

    Ich habe den Premium-Account gekauft, aber noch nicht den richtigen Anpack gefunden, damit zentriert zu arbeiten. Für Projekte scheint er mir tatsächlich sinnvoll. Man muss nur aufpassen, dass man die Kleinteiligkeit der Zeitangaben nicht übertreibt. Ich bin animiert, den Versuch damit zu arbeiten neu zu starten.

    • Redakteur sagt:

      Das stimmt: man muss schauen, welcher „Typ“ von Anwender man selbst ist. Es gibt – beeindruckende – Berichte im Netz von Todoist-Anwendern, die vom ersten Kaffee bis zu den Abenstunden für jeden Wochentag die Planung umsetzen. Dazu wäre ich jetzt auch nicht der Typ. Viele Funktionen entdeckt man auch erst mit der Zeit – ich würde erst mal ein paar Tage ein „Spiel-Projekt“ umsetzen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie leicht sich z. B. Webseiten mit dem Todoist-Plugin speichern lassen, wie gut man mit den Zeitsetzungen umgeht, ob man die Shortcuts nutzt, wie die Erinnerungsmails aussehen, wie der Report an Evernote über einen abgeschlossenen Projektteil aussieht usw. Meist erreicht man alleine schon durch die Überlegungen, die man für die Gliederung eines Projekts anstellen muss, einen deutlichen positiven Effekt.

  4. Peter Epp sagt:

    Hallo Herbert,

    vielen Dank für den sehr informativen Bericht über die vielen Möglickeiten von Todoist.

    Ich arbeite bisher mit Google Tasks. Derzeit gibt es wohl noch keine Möglichkeit, die dort angelegten Tasks zu übertragen bzw. zu importieren. Ist so was demnächst zu erwarten?

  5. Metty sagt:

    Grosses Danke für diesen Artikel.
    Ich würde mir mehr solch konkrete Artikel wünschen. Tue mir oft schwer mit den kurzen Artikeln mit kurzen Beispielen. Die sind meist von der Idee her genial, aber schlecht umzusetzen.

    Nochmal Danke

    • Redakteur sagt:

      Danke für das nette Feedback! Bei mir ist es hauptsächlich eine Zeitfrage, da ich den Blog nur als Hobby betreibe.

  6. Peter sagt:

    Hallo und danke für diesen Artikel.
    Irgendwie bin ich bei diesem Thema noch nicht so richtig auf die Ideal Lösung für. Ich gestoßen.
    Was spricht für dich z.B. gegen Things?
    Ich fände es mal interessant, warum du dich für Todoist und nicht mehr für Wunderlist oder Things entschieden hast.
    Danke und viele Grüße

    • Redakteur sagt:

      Das ist recht leicht zu beantworten: Things gibt es nicht für Windows. Und wenn ich umfangreiche Projekte plane, brauche ich eine gute Desktop-Anwendung. Daher habe ich mir Things auch noch nicht näher angeschaut.
      Bei Wunderlist fehlen mir für Projekte ziemlich viele Dinge, insbesondere die Visualisierung über eine Baumstruktur.

  1. 23. März 2015

    […] Aus meiner Sicht liegt der Schwerpunkt von Evernote im Informationsmanagement, hier hat das Programm deutlich seine Stärken. Ebenso ist Evernote gut einsetzbar für ein “Projektmanagement im Alltag”… Originalartikel lesen […]

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