Notizen archivieren

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unterschiedliche Möglichkeiten

Wenn man Evernote länger nutzt, so sammeln sich mit der Zeit recht viele Notizen an – darunter auch Projekte, die schon lange abgeschlossen sind. Oft möchte man diese älteren Informationen aber nicht löschen, sie sollen einfach „aus dem Blickfeld“ sein. Eine der einfachsten Möglichkeiten besteht darin, am Ende seiner Notizbuch-Liste ein Archiv-Notizbuch anzulegen und die Notizen „einzuklappen“. Damit dieses Notizbuch nicht mitten in der Liste auftaucht, vergibt man einen Titel wie beispielsweise „Z-Archiv“ oder „ZZZ“. Der Vorteil dieses Verfahrens: Alte Notizen bleiben weiterhin auffindbar und sind rasch zur Hand. Der Nachteil: Bei einem Suchvorgang tauchen diese Notizen auch auf und verlängern unnötig die Ergebnisliste. Das könnte man zwar mit dem Suchparamter „-Archivnotizbuch“ ausschließen, abe das ist ein zusätzlicher Handgriff.

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mit Schlagwörtern

Eine Alternative bietet der Export von Notizen. Man erhält eine kompakte Datei, die man auf seiner Festplatte auslagern und die eigentlichen Notizen innerhalb von Evernote löschen kann. Sollte man später doch mal eine Information benötigen, so ist diese Datei rasch importiert und wieder durchsuchbar. Bei den Exportmöglichkeiten bietet sich für diesen Zweck das ENEX-Format an. Die anderen Export-Varianten haben auf den ersten Blick den Vorteil, dass alle Informationen und Anhänge im ursprünglichen Format auf der Festplatte landen – aber man müsste die Dateien dann wieder mühsam für einen Import einsammeln. Mit dem ENEX-Format erhält man beim Import z. B. sofort die damals vergebenen Schlagwörter wieder, was für ein Auffinden nützlich sein kann.

Man kann auch verschachtelte Notizbücher exportieren – allerdings bleibt die Struktur des Notizbuchstabels auf der Strecke – die Notizen werden also so exportiert, als befänden sie sich innerhalb eines Notizbuchs. Falls die Gruppierung der Notizbücher wichtig ist, so kann man getrennte Archive erstellen – jeweils gesondert für ein spezielles Notizbuch. Die ENEX-Dateien erhalten automatisch den Titel des einzelnen Notizbuchs als Dateinamen, also etwa „Bauprojekt-Stuttgart.enex“.

Beim späteren Import werden die Notizen nicht mit den vorhandenen Notizen vermischt – sie landen in eigenen Notizbüchern mit den Titeln „Importierte Notizen“, „Importierte Notizen [2]“ usw. Diese Notizbücher kann man wie gewohnt umbenennen, in Stapel ziehen usw.

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importierte Notizbücher

Falls man doch recht häufig auf die exportierten Notizen zugreifen muss, gibt es noch einen weiteren Trick: Man legt sich einen kostenlosen zweiten Account und importiert in diesen die archivierten Notizen. Durch einfaches Umschalten zwischen den Accounts erhält man so den gewohnten und raschen Zugang zu seinem Archiv.

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7 Antworten

  1. Jens sagt:

    Der letzte Tip mit dem 2. account gefällt mir gut.
    Geht das auch auf einem einzelnen desktop? Oder braucht man einen 2. Rechner.
    Ich war der Meinung, dass man auf seinem Desktop nur eine EINZIGE EN installation haben darf?

    • Herby sagt:

      ja, das geht auf einem Desktop – man meldet sich mit dem ersten Benutzernamen ab und mit dem zweiten an. Falls man einen Premium-Account hat, kann man sogar direkt hin- und her schalten (der zweite Account kann dabei ruhig ein kostenloser sein).

  2. stefan sagt:

    Hallo Herbert.

    Herzlichen Dank für Deine Idee mit dem „Zweit-Archiv-Account“.
    Ich werde das mal ausprobieren und meinen 8000-Notizen / 8GB Haupt-Account „entschlacken“.

    Eigentlich widerstrebt es mir ja, „den einen Ort“, wo ich alles Mögliche sammle, in „zwei“ Orte aufzuteilen, aber vielleicht werde ich damit meine Probleme mit Evernote los. Derzeit tritt mir der Elefant nämlich gehörig auf die Füße und ich war schon kurz davor meinen Account komplett zu löschen.

    Dank & Gruß,
    Stefan.

  3. Wolfgang sagt:

    Der Tipp kam wohl zur rechten Zeit: Ich entschlacke gerade den zig Jahre alten Rechnungsordner: Papierkorb (sehr viel), EN (viel), EN und Papier mit laufenden Nummern / Aufkleber (wenig). Und schon kommt das Problem hoch: EN synchronisiert auf alle Desktops-Clients, also auch auf meinen Business-Notebook. Da will ich die Alt-Gigabytes als Suchbremse aber gar nicht haben. Also ein persönliches Archiv-Notizbuch auf dem Home-PC. Da muss ich meinen Backup wieder selber pflegen, liegt ja nichts hiervon auf der Cloud bei Evernote. Wozu also hierfür EN? Nun denn:

    Mit dem Zweiten sync’t man besser: Zugriff nur von zu Hause, Backup bei EN und die 60 MB / Monat reichen zum Füttern.

  4. Alexander sagt:

    Hallo,
    arbeite gerade am Workflow, was meine Steuerunterlagen betrifft. Einen 2. Account anzulegen, find ich von der Idee gut, aber mir gefällt der Export der Dateien und das Löschen danach der Notizen besser. Meine Frage lautet: Löscht Du auch das Schlagwort danach (Zb Steuer 2005) oder belässt Du diese weiterhin in EN?

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