Papierberge blitzschnell ablegen – einfach per Nummer

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klingt einfach – ist einfach

Gerade rechtzeitig zur Steuererklärung: Auf Twitter bin ich durch @appleberatung auf interessantes Video aufmerksam geworden – „Tagespost mit Evernote und Paginierstempel verwalten“. Die Sache ist in der Tat genial: Solche Nummernstempel zählen bei jedem Druck eine Ziffer höher, so dass jeder Brief, jedes Blatt Papier eine neue Zahl erhält. Der Aktenordner benötigt nun kein (z. B. alphabetisches) Register mehr – man legt die Schriftstücke so ab, wie sie einem in die Hand kommen. Also: „Rechnung Schornsteinfeger“ – Nr. 100101, „Krankenassenbeitrag“ – Nr. 100102 usw. Kein lästiges Sortieren oder das Fällen von Entscheidungen wie „Stadt Ulm jetzt unter ‚St‘ oder ‚U‘ einordnen?“ Einfach Ordner füllen, außen drauf „Dokumente von 100100 bis 100500“ und ab in den Keller damit.

Die Scans hat man natürlich vorher in Evernote gespeichert – und Evernote findet dank Schrifterkennung sowohl das Suchwort „Schornsteinfeger“ als auch „Ulm“ als auch die Stempelnummer „100101“. Das korrekte Dokumente hat man also in Sekundenschnelle auf dem Schirm und kann es ausdrucken. Und falls man wirklich mal das Original benötigt, findet man auch dieses dank des Nummernsystems recht flott unter 50 Ordnern im Keller.

Nun kosten solche Paginierstempel neu ab 35 Euro (ebay ab 25 Euro) – etwas preisgünstiger geht es mit kleinen Klebe-Etiketten und einer kostenlosen Software, die fortlaufende Nummern erzeugt. Ein paar Bögen vorab ausdrucken, das genügt dann meist für ein ganzes Jahr bei einem Privathaushalt. Für derartige Aufgaben gibt es eine Reihe kleiner Tools, das kostenlose Programm „DesignPro“ (Windows) von Avery Zweckform hat den Vorteil, dass alle marktüblichen Etikettengrößen vorkonfiguriert sind.

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umfangreiche Zählereinstellungen

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Einstellungen in der Druckvorschau

In der Seitenleiste links gibt es den Button „Zähler einfügen“, der für die fortlaufende Nummerierung mit vielen Einstellmöglichkeiten (z. B. führende Nullen oder Schrittweite) sorgt. Auch Datumsstempel oder Angaben vor bzw. nach einer Zahl lassen sich hinzufügen, so dass man ganze Ticket-Systeme damit gestalten kann.

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21 Antworten

  1. Werner sagt:

    ein interessanter Tipp! Ist eine Überlegung wert.
    Ciao Werner

  2. thomas sagt:

    Mache das schon seit einem jahr so, mit dem unterschied das ich für die fortlaufenden Nummern einen handelsüblichen Kugelschreiber benutze ;o)

    • Herby sagt:

      Ja, das geht auch 🙂 Mit den beiden beschriebenen Methoden ist man etwas mehr auf der sicheren Seite, wenn es um die OCR-Erkennung der vergebenen Nummer geht (da können bei einem handschriftlichen Eintrag z. B. mal die Ziffern zu weit auseinander stehen). Allerdings wird man eher selten nach einer solchen Nummer suchen, sondern eher umgekehrt: zuerst nach einem Wort, dann sieht man die vergebene Nummer und findet das Original im Ordner. Aber Evernote-Nutzer lieben es gerne eine wenig „automatisiert“ 😉

  3. stefan sagt:

    Ich habe das auch mal ausprobiert.
    Ich hatte nur ein Problem damit. Überall wo ich war und eine neue Nummer brauchte, war der Paginierstempel nicht. ;-(

    Meine zweite Ausbaustufe waren dann mehrere Stempel.
    Aber dann ist die Eindeutigkeit der Nummern dahin.

    Bis ich dann auf die einzige fortlaufende Nummer gekommen bin, die immer ein-eindeutig ist und überall verfügbar ist, die „Zeit“.

    Seit dem schreibe ich in jeden Dateinamen, in jede Notiz, in jede E-Mail und auf jedes eingehende Dokument einen Zeitstempel. Ganz einfach, ohne Trenner, einfach so: 20121228182726

    Und glaubt nicht, dass ich das jetzt getippt habe. Das war ein Text-Expander-Snippet auf meinem MacBook, das den Zeitstempel getippt und in die Zwischenablage kopiert hat. Wenn ich jetzt irgendwo anders auf genau diese Text verlinken will, dann brauche ich den Zeitstempel nur per CMD-V einfügen. (Das System nutze ich auch auf dem iPhone mit TextExpander Touch oder auf dem Windows-PC mit AutoHotkey)

    Mit meinem Labeldrucker mache ich mir per Knopfdruck einfach einen neuen „Aufkleber“ für das nächste Dokument.
    Wenn ich keinen Labeldrucker zur Hand habe, schaue ich auf die Uhr und schreibe den Zeitstempel per Kugelschreiber.

    Weiterer Vorteil: Man kann damit von jedem Dokument auf jedes Dokument ein-eindeutig verlinken. In meiner Arbeit muss ich z.B. oft Schäden dokumentieren. Im Bericht „verlinke“ ich dann die entsprechenden Fotos mit „Schadenfotos siehe 20121228183402“. Und dann gibt es eben einige JPEGS zum Schaden, die einfach 20121228183402 (1).jpg, 20121228183402 (2).jpg usw. heissen.
    Per Spotlight-, Windows-, oder Evernote-Suche nach 20121228183402 erscheinen dann sowohl die Fotos, als auch der Bericht in der Ergebnisliste.

    Aber ich will euch nicht zu sehr langweilen….

    Gruß,
    Stefan.

    • Herby sagt:

      Hört sich sehr interessant an – Evernote verfügt ja selbst über Timestamp-Shortcuts (plus das Feld „erstellt am“) – da lässt sich was basteln. Danke für die ausführliche Beschreibung!

      • stefan sagt:

        Du meinst: Format > Datum eingeben bzw. Uhrzeit eingeben?

        Dafür bin ich zu ungeduldig 😉
        Ich habe mir meinen Zeitstempel auf 3 x „ö“ eingerichtet
        (d.h. aus „ööö“ wird 20121229231455)
        Seit dem ich daran gewöhnt bin, dauert mir das Schubsen mit der Maus viel zu lange.

        Außerdem sind da Trennzeichen enthalten, was einen (für mich) entscheidenden Nachteil hat.

        Ein Zeitstempel mit Trennzeichen (29. Dezember 2012 23:01) ist zwar schön lesbar, aber schwer markierbar. Wenn ich ihn markieren will, muss ich mit der Maus klicken und genau ziehen. Das kostet Zeit.
        Einen Zeitstempel OHNE Trennzeichen (20121229230629) kann ich einfach per Doppelklick drauf markieren.
        Auch die Suche (Spotlight oder Win oder Evernote) reagiert auf den Zeitstempel ohne Trenner viel genauer, weil sie es als ein Wort erkennt.
        Probier es aus: Mach eine neue Notiz in Evernote und für Datum und Uhrzeit via das Menü ein > Markiere Datum/Uhrzeit > such danach im Suchfeld > bei mir kommen dann zig Notizen als Ergebnis.
        Mach dann dasselbe mit dem Zeitstempel ohne Trennzeichen. Du wirst sehen, es kommt nur noch eine (!) Notiz.

        Auch gibt es in vielen Texteditoren eine Funktion „Wort beim Cursor“ finden, was das Verlinken innerhalb einer Textdatei erheblich beschleunigt. (Dies benutze ich z.B., um in einer Notiz / Textdatei ganz oben eine Outline zu erstellen, von der aus ich zu den einzelnen Punkten springen kann.

        Noch ein Wort zu dem Metadatum „erstellt am“:
        Ich weiss ja nicht, wie zuverlässig das in Evernote ist, aber auf Dateiebene bin ich mit den Metadaten früher sehr oft baden gegangen. Eine Datei hin und herkopiert oder gesichert und das Datum hat nicht mehr gestimmt.
        Dagegen den Zeitstempel im Namen hat mir noch keine Kopier- / Sicherungsaktion zerstört.

        Gruß,
        Stefan

        • Herby sagt:

          Die Evernote-Tastenkombination für das gleichzeitige Einfügen von Datum und Uhrzeit lautet unter Windows ALT + Shift + D (alternativ: STRG + ü). – Für Win-Besitzer wäre das kostenlose Tool PhraseExpress noch zu erwähnen {#datetime -f yyyymmddhhnnss} – gleiche Funktionalität wie Mac-Tool TextExpander.

        • Sebastian sagt:

          Kann mir jemand einen erklären oder einen Tipp geben wie ich solch einen Automatismus mit z.B. „ööö = aktuelles Datum“ machen kann?
          Fände ich sehr nützlich.

          • Herby sagt:

            Du meinst eine Art Platzhalter-Zeichen, das innerhalb von Evernote automatisch aktualisiert wird. Das gibt es leider zur Zeit nicht.

          • Sebastian sagt:

            Hmm … aber Stefan (s.o.) hat es doch auch irgend wie hin bekommen.
            Habe als erstes an Automator gedacht, aber damit bin ich noch gänzlich unerfahren.

            P.S. Sollte ich erwähnen das ich Evernote auf einem Mac nutze?

          • Herby sagt:

            Ach so. Stefan benutzt das externe Mac Tool Text-Expander – dafür kann ich Dir leider keine Anleitung geben, aber vielleicht meldet sich ein anderer Anwender.

          • stefan sagt:

            Hallo Sebastian.
            Wie Herby richtig gesagt hat, ist das *keine* Funktion von Evernote.
            Du hast leider nicht geschrieben, ob Du Windows- oder Mac-User bist.
            Ich nutze das Eine freiwillig, das Andere gezwungenermaßen 😉

            Auf dem Mac nutze ich ein TextExpander-Snippet.
            Link >>> http://smilesoftware.com/TextExpander/index.html

            Auf dem Windows-PC nutze ich dafür AutoHotKey
            Link >>> http://www.autohotkey.com

            Mit beiden Systemen funktionieren die Snippets in jedem Feld, wo Du Text eingeben kannst, also auch in Evernote.

            Ich habe auf beiden Systemen identische Snippets angelegt, d.h. egal, wo ich ööö tippe, entsteht >>> 20130310213240

            Ich hab aber noch mehrere solcher Zeitstempel in verschiedenen Formaten.
            Beispiele gefällt?

            2013-03-10–21-33-44
            20130310213348
            10.03.2013 21:33:49
            20130310213355 (10.03.2013 21:33:55)

            Du siehst, es funktioniert sogar hier im Browser;-)

            Dank & Gruß,
            Stefan.

  4. @dr3do sagt:

    Frage zum Zeitstempel: Bekommen bei dir zusammenhängende Dokumente, die zweitlich versetzt gemacht wurden bzw. zeitlich versetzt reinkommen (Beispiel: Bestellvorgang – Bestellbestätigung, Lieferschein, Rechnung) den gelichen Zeitstempel (also nur einen) oder bekommen sie alle einen eigenen?

    • stefan sagt:

      Hi.

      Jede Datei bekommt eine eigene Zeitstempel-ID. Somit bleiben sie einzeln eineindeutig verlinkbar.

      Die Bestellung hat ja einen bestimmten Bezug. Du bestellst ja irgendwas aus einem bestimmten Grund.

      Ich geh jetzt mal davon aus, dass Du ein Ersatzteil für die Reparatur einer Maschine bestellst.
      In diesem Fall hätte ich eine Projektnotiz für die Maschine, die vielleicht so heissen könnte:

      20100615000000 q220 Maschine xy bereitstellen.txt

      Hinweis. Der Dateinamen enthält bereits viele Infos: Die Maschine wurde am 15.06.2010 angeschafft. Der Tag „q220“ steht bei mir für „Maschinen und Werkzeuge bereitstellen“. Und der restliche Text dient zur Erläuterung.

      In der Textdatei wäre dann das ganze „Leben“ der Maschine bei mir dokumentiert vom Ankauf bis zum Verkauf.
      Somit auch der Reparaturfall. Die Textabschnitt dafür könnte z.B. lauten: (


      20130103201140 (03.01.2013 20:11:40) Maschine ausgefallen.
      Bauteil xy defekt.
      Fotos >>> 20130103195556.pdf
      Ich bestelle das Ersatzteil
      Bestellung >>> 20130103201218.pdf

      Status am 03.01.2013 20:12:54 = #warten auf Lieferung

      )

      Hier habe ich die Dateien direkt verlinkt.
      Wenn ich die Bestellung sehen will, klicke ich doppelt auf den Zeitstempel > copy > Spotlight auf > paste > Datei öffnen.

      Bei kleineren Projekten, die ich nicht so genau dokumentiert haben will, oder wenn es pressiert, dann lasse ich die direkten Links auch schon mal weg.

      Dann schreibe ich z.B. nur:

      20130103202427 (03.01.2013 20:24:27)
      Ersatzteil ermittelt.
      Screenshots erstellt.
      Bestellt.

      Dann fehlen erst mal die Links.

      Das ist aber auch kein Problem. Ich weiss ja, WANN ich das gemacht habe, nämlich am 03.01.2013 um ca. 20 Uhr.

      Dann tippe ich in Spotlight / Windows-Suche „2013010320“ und es erscheinen alle Dateien, die um diese Zeit herum erstellt wurden. Und da müssen dann auch die Screenshots und die Bestellung dabei sein.

      Gruß,
      Stefan.

  5. Axel sagt:

    Hallo Zusammen,

    ich habe noch eine Frage, du schreibst in deinem ersten Text –> Das war ein Text-Expander-Snippet auf meinem MacBook, das den Zeitstempel getippt und in die Zwischenablage kopiert hat.

    Wie sage ich TE das er den Zeitstempel auch in die Zwischenablage kopiert oder hab ich das nur falsch verstanden ?

    Grüße

    Axel

    • stefan sagt:

      Hallo.

      TE arbeitet immer über die Zwischenablage.
      Standardmäßig „merkt“ es sich aber, was vorher drin war und stellt den Inhalt wieder her.

      Die TE-Snipptes bleiben dauerhaft in der Zwischenablage, wenn Du den Haken vor „Zwischenablage wiederherstellen-Verzögerung“ in den Einstellungen > Ersetzung *entfernst*.

      Übrigens: Ich nutze LaunchBar, um auf die letzten 40 Einträge meiner Zwischenablage zugreifen zu können.

      Gruß, Stefan.

  6. Gerwin Schalk sagt:

    Was muss ich bei der Auswahl des Paginierstempels beachten?

    • Herbert sagt:

      Kommt auf die Anforderungen an: ob z. B. oft mehrseitige Dokumente zu kennzeichnen sind – in diesem Fall sollte die Seitenanzahl mit gleicher vergebener Nummer einstellbar sein. Nützlich finde ich auch immer, wenn das Stempelkissen integriert ist. Der Rest ist eine Frage des Geldbeutels, wie so oft.

    • stefan sagt:

      Hallo Axel.
      Als ich noch Paginierstempel benutzt habe, nutze ich das Modell „AMOS 200“.
      War sehr zufrieden.
      Der Stempel ist stabil, hat ein Stempelkissen eingebaut und man kann die Anzahl der Wiederholungen schnell einstellen, wie oft eine Nummer gedruckt wird, bis die nächste Nummer hochgezählt wird.

      Gruß. Stefan.

  7. Gerwin Schalk sagt:

    Man kann ja noch die Stempelfarbe auswählen. Für mich würde z.B. „Grün“ Sinn machen. Dann erkennt man schneller, das es DIE Nummer ist. Ob der Fujitsu ScanSnap iX500 rot gut erkennt, weiß ich nicht einzuschätzen. Rot würde sicher noch mehr auffallen. Bei der Schriftgröße (4,5 oder 5 mm) gilt aus meiner Sicht, je größer, je besser, damit der ScanSnap die Zahl erkennt?

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