Projektmanagement: Funktionen kombinieren

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Möglichkeiten nutzen

Die grundsätzlichen Fähigkeiten von Evernote sind den meisten Anwendern hinlänglich bekannt: Dokumente verwalten, Belege scannen, handschriftliche Notizen finden usw. usw. Für den Alltag genügt es auch, wenn man einfach eine Notiz erstellt, vielleicht noch einen Termin vergibt – fertig. Man kann durch die Kombination der vielen Möglichkeiten aber noch sehr viel mehr erreichen – und das ohne große Mühe. Ich möchte das hier mal am Beispiel „Projekt: Klausur bestehen“erläutern.

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geteilte Notizbücher

1. Notizbuch-Stapel erzeugen
Ich habe es an meiner Uni größtenteils mit Studierenden aus den Bereichen der Naturwissenschaften oder der Informatik zu tun – und diese sind in ihrem Alltag wirklich gut organisiert. Trotzdem stöhnen sie – spätestens gegen Semesterende – über die Last der Klausurvorbereitungen. Viele legen sich daher schon frühzeitig einen Zeitplan an, um das Pensum zu schaffen. Zugleich besuchen sie Tutorien und Lerngruppen – entsprechend könnte man sich für die unterschiedlichen Materialien Notizbücher anlegen, die man zu einem Stapel „bündelt“. In diesen Stapel kann man auch Notizbücher aufnehmen, die man mit seinen Kommilitonen teilt (4), wodurch eventuell Dropbox & Co. überflüssig werden. (Oder man lässt den Dropbox-Ordner von Evernote überwachen. Sobald jemand aus der Gruppe etwas in Dropbox einstellt, wandert die Datei automatisch in den Notizbuchstapel.)

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Timeline

2. Terminliste einblenden
Versieht man die einzelnen „Stoffhäppchen“ mit Terminen (1), so entsteht automatisch ein Arbeitsplan (3), den man unterschiedlich sortieren kann: entweder als Termin-Gesamtliste oder – wie hier – unterteilt nach den Notizbüchern im Stapel. Liest man beispielsweise nachmittags immer ein Kapitel aus dem Vorlesungsskript und bearbeitet abends ein Arbeitsblatt, so erhält man dadurch eine größere Übersicht. Bei rein chronologischen Listen „vermischen“ sich Inhalte eher und man muss die Bereiche zusätzlich gedanklich trennen. In diese Liste finden – bei entsprechender Einstellung – auch die Termine aus den geteilten Notizbüchern Eingang. Stellt also jemand aus der Lerngruppe ein Dokument mit einem neuen Termin ein oder verschiebt sich beispielsweise ein Treffen, so taucht dieser ergänzte/veränderte Termin automatisch in der persönlichen Liste auf.

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Vorstufe kennzeichnen

3. Checkbox hinzufügen
An sich ist die Terminliste in Form einer ToDo-Liste leicht zu führen: bei erledigten Aufgaben einfach vorne ein Häkchen setzen und schon sieht man nur noch die unerledigten Notizen. Bei komplexeren Projekten greift dieses Alles-oder-nichts-Verfahren allerdings ein wenig zu kurz. Meist hat man einerseits die „offiziellen“ Deadlines (in unserem Beispiel wäre das der selbstgegeben Arbeitsplan), andererseits hat man einen Bereich eventuell schon vor diesem Termin weitgehend bearbeitet und möchte sich einer neuen Sache zuwenden. In unserem Fall ist z. B. ein Kapitel des Skripts prinzipiell bearbeitet, man möchte sich in einigen Tagen aber selbst noch einmal testen, ob auch alles „hängen“ geblieben ist. Für diesen Zweck kann man in seiner Notiz eine Markierung in Form einer Checkbox – die man beliebig beschriften kann – vornehmen. Ist der wesentliche Teil des Materials bearbeitet, kreuzt man diese Checkbox kurz an.

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Suche speichern

4. Suche speichern
Die beschriebene Markierung kann über eine gespeicherte Suche abgefragt werden. Die Syntax lautet: „stack:[Stapelname] todo:false“. „Stack“ wird in diesem Fall verwendet, weil es uns ja um alle Notizbücher – auch die geteilten – geht, die sich in diesem Stapel befinden. Mit „todo:false“ erhalten wir jene Notizen angezeigt, bei denen das Kästchen noch nicht angekreuzt wurde. Und zwar nur jene Notizen aus dem Stapel, die der Klausurvorbereitung dienen – egal, ob wir in anderen Notizbüchern Einkaufs- oder Geschenke-Listen führen.

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reduzierte Liste

5. Dynamische Terminliste
Besonders interessant: Wir erhalten durch dieses Verfahren eine „dynamische Terminliste“! Wenn wir im Suchfeld also auf „.Klausur – noch zu erledigen“ klicken, reduziert sich im gleichen Moment unsere Terminliste, ohne dass Termine gestrichen werden. Unser eigentlicher Zeitplan bleibt also vollständig erhalten, gleichzeitig werden uns nur die noch zu bearbeitenden Notizen angezeigt. Und das alles wiederum hübsch aufgeschlüsselt nach Notizbüchern.

Das Klausurthema war jetzt natürlich nur ein Beispiel – es lässt sich gut auf alle kleinen und mittleren Projekte übertragen. Natürlich kann man die Angelegenheit noch komplexer gestalten: verschachtelte Suchbedingungen definieren, Termine, Vorlagen und Aufgaben via IFTTT automatisiert in den Stapel einfließen lassen, die Mail-Erinnerung als Digest nutzen usw. Gerade im Bereich des Informations- und Wissensmanagements bietet Evernote viele Möglichkeiten, die sich mit wenigen Griffen individuell anpassen lassen. Die eigentliche Stärke von Evernote liegt in der Kombination seiner Funktionen, dazu sollte das Beispiel als Anregung dienen.

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2 Antworten

  1. Alex sagt:

    Gibt es eigentlich irgendwo eine Übersicht über alle aktuellen Suchparameter in Evernote (Win)?

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