Quick-Scan zu Verzeichnissen bei ownCloud & Co.

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ein Fingertipp genügt

Über die Zusammenarbeit zwischen Evernote und Speichermedien, die ins Netzwerk eingebunden sind, habe ich ja schon öfter geschrieben. Ob nun ein Laufwerk an der FRITZ!Box hängt, ein kleines Synology-NAS für die Datensicherung angeschafft wurde oder man via ownCloud in die ganz private Wolke auf einem Server in Deutschland speichert – all diese Varianten erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Im Windows Dateimanager oder Mac Finder eingehängt spürt man praktisch keinen Unterschied mehr zu jenen Verzeichnissen, die die eigene Festplatte aufweist.

Mobil ist der Zugang allerdings oft etwas umständlicher geregelt – meist muss man eine zusätzliche App des Dienstes aufrufen oder Dateien via Share-Menü übergeben. Sind zwar einerseits nur ein paar Fingertipps – andererseits wird es schnell nervig bei Aufgaben, die man häufig ausführt, z. B. die Scans einer mobilen App auf bestimmte Pfade des Speichermediums zu exportieren.

Wie wäre es nun, wenn man mit einem einzigen Fingertipp erreichen könnte, dass ein Scan

– in Evernote landet, im korrekten Notizbuch einschließlich korrektem Schlagwort plus
– gleichzeitig ein Backup auf dem gewünschten Server erstellt wird und
– dieses Backup gleichzeitig in einem bestimmten Verzeichnis landet?

Alternativ können Sie auch „getrennte Wege“ nutzen: Also z. B. Tankstellen-Scans für die Steuerunterlagen nur an Evernote senden während Sie Scans von ärztlichen Bescheiden oder andere sensible Dokumente direkt auf dem eigenen Server speichern.

Prinzipiell klappen solche Vorgänge unkompliziert mit Scan-Apps, die via WebDAV auf Dienste zugreifen können. Hier mal durchgespielt mit der iOS-App Scanner Pro 7 und einem ownCloud-Server.

Zunächst fügen Sie die WebDAV-Adresse Ihres ownCloud-Servers unter „Einstellungen/Clouddienste“ hinzu – die lautet in der Regel: https://maxmustermann.owncloud.de/remote/webdav. Dazu Ihre Anmeldename und das Passwort – fertig.

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ownCloud einbinden

Der eigentliche Kniff: Sie können den Server mehrfach mit unterschiedlichen Zielen verwenden. Wenn Sie beispielsweise einen Scan-Ordner mit den Unterordnern „Arztrechnungen“, „Pflegeheim“ usw. angelegt haben, so können Sie den jeweiligen Zielordner auf einen Button legen – und der Scan landet sofort dort, ohne dass Sie ihn später einsortieren müssten. Und da Scanner Pro mehrstufige Workflows beherrscht, können Sie Evernote direkt einbeziehen.

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Ablauf konfigurieren

Unter „Einstellungen/Arbeitsabläufe“ nehmen Sie beispielsweise folgende Einstellungen vor:
1. Sie wählen Ihren Server aus und anschließend das zutreffende Unterverzeichnis.
2. In den Einstellungen für Evernote wählen Sie das gewünschte Notizbuch samt Schlagwörtern aus.

Für beide Dienste können Sie getrennt einstellen, ob jeweils das PDF- oder JPEG-Format gewählt werden soll. Falls die erstellte PDF zusätzlich einen Text-Layer erhalten soll, führt Scanner Pro auch die Texterkennung durch.

Diesen Ablauf wiederholen Sie nun, indem Sie immer wieder den gleichen Server auswählen – aber jeweils unterschiedliche Verzeichnisse auswählen. Dadurch erhalten Sie mehrere Buttons für die gewünschten Verzweigungen. Sie können natürlich auch verschiedene Dienste kombinieren: Ein Exemplar des Scans in den Dropbox- oder GoogleDrive-Ordner, den man mit Fachkollegen teilt und ein Backup auf dem eigenen Server usw.

Sie scannen wie gewohnt und tippen auf das Teilen-Menü. Hier sind Ihre Arbeitsläufe aufgeführt. Mit einem einzigen Fingertipp entscheiden Sie, auf welchem Pfad Ihres ownCloud-Servers der Scan gespeichert wird. Übrigens: Sie können in Scanner Pro auch Automatisierungen für die Vergabe des Dateinamens vornehmen, Platzhalter einfügen usw. – so erhält der hochgeladene Scan z. B. automatisch die Bezeichnung „2017-07-15_Scan.pdf“, ohne dass Sie irgendetwas tippen müssten.

Für eine derartige Vorsortierung werden Sie insbesondere dankbar sein, wenn Sie nicht jeden Abend die Zeit haben, Dateien zu sichten und zu verschieben. Wenn alles in einem einzigen Ordner landet, müssen Sie den Scan z. B. zwei Wochen später noch einmal „anfassen“ und entscheiden, zu welcher Rubrik er gehört oder in welches Verzeichnis verschoben werden soll.

Nebenbei: Laufwerke und Cloud-Dienste werden ja unter iOS 11 in die neue App „Dateien“ eingebunden sein, so dass man auf dem iPad Dokumente seiner ownCloud einfach via Drag and Drop in die Evernote-Notiz ziehen kann – feine Sache …

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Dateien unter iOS 11

 

 

 

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