Ralf Zeigermann: Aufträge systematisch mit Evernote erfassen

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Foto: Konstantin Binder

Ralf Zeigermann ist freiberuflicher Graphiker und Autor in Großbritannien. Seiner Homepage kann man einen sehr interessanten Lebenslauf entnehmen: Von Dortmund kommend, in den 70-er und 80-er Jahren Gitarrist in verschiedenen Punk-Bands über Hamburg u. a. als Art Director in der bekannten Agentur Scholz & Friends über Cambridge bis London. Dort ist er heute freiberuflich tätig. Für seine Auftragsverwaltung nutzt Ralf Zeigermann Evernote auf eine sehr interessante Weise. Er war so nett, für meinen Blog einen Gastbeitrag darüber zu schreiben. Herzlichen Dank!

Ein Job-Bag/Job-Number System mit Evernote

Kurz vorab: ich lebe seit über 20 Jahren in Großbritannien und arbeite als freiberuflicher Graphiker und Autor. Von daher sei es mir bitte verziehen, wenn ich unter anderem die englisch-korrekten Ausdrücke “Job-Bag” und “Job-Number” verwende, da ich die deutschen Entsprechungen wirklich nicht kenne und ich auch vor dem Gebrauch des Wortes “Auftragsnummernsystem” etwas zurückschrecke.

Bislang war das Leben als Graphiker recht einfach für mich – ein Kunde gab mir einen Auftrag, ich erledigte ihn, schrieb die Rechnung und irgendwann trudelte der nächste Auftrag ein. Seit einiger Zeit aber gestalte ich für einen Kunden dessen gesamte In-House-Kommunikation, also viele verschiedene Jobs, die auch durchaus mal gleichzeitig aufschlagen. Da gibt es die Mitarbeiterzeitschrift, Poster, Zertifikate, Logos, Anzeigen, den Newsletter und vieles mehr. Langsam begann ich den Überblick zu verlieren: hatte ich die Rechnung für das Poster schon geschrieben? Ist die Rechnung für den Newsletter schon bezahlt? Ist das Layout der Anzeige vom Kunden abgenickt? Was ist eigentlich mit dem Logo, dessen Gestaltung ich vor 3 Wochen begonnen habe?

Kurz, es mußte ein Job-Number-System her.

Natürlich gibt es spezielle Apps, die auf genau so etwas zugeschnitten sind, es gibt sie für große Agenturen, für mittlere Büros und natürlich auch für Einzelkämpfer wie mich. Aber, so fragte ich mich, warum schon wieder Geld für Software ausgeben (und diese Programme sind nicht gerade billig), wenn ich doch bereits äußerst zufrieden Evernote benutze? Vielleicht läßt sich damit etwas auf die Beine stellen, welches mein Problem löst?

Gesagt, getan. Nach viel Herumprobieren bastelte ich mir schließlich ein System zusammen, welches für meine Zwecke perfekt funktioniert.

Ich erstellte zwei Notizvorlagen in Evernote. Die erste ist der eigentliche “Job-Bag” und dieser sieht so aus:

job-bag2

Vorlage 1: Job-Bag

Der Titel der Notiz besteht aus der Job-Number und einer Beschreibung des Auftrags, darunter dann Datum, Name der Kontaktperson, und gleich nochmal die Job-Number.
Der Bereich “Art” ist für Dateianhänge, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist – ein niedrig aufgelöster PDF und die letzte, endgültige Adobe-InDesign-Datei.
Der Raum unter dem “Art”-Bereich ist für die Auftragsbeschreibung des Kunden vorgesehen, E-Mails, Änderungen und dergleichen. So habe ich die gesamte Kommunikation mit dem Kunden in einer Evernote-Notiz und muß mich nicht mehr durch mehrere, im Mail-Programm verstreute E-Mails durchquälen.

 

Und so sieht ein “Job-Bag” aus, wenn ein Auftrag abgeschlossen ist:

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Job-Bag nach Abschluss

Die zweite Notizvorlage dient der Erstellung einer Auftragsliste:

job-bag4

Vorlage 2: Auftragsliste

Jedesmal, wenn ein neuer Auftrag ins Haus flattert, wird dieser Text in eine (einzige) Notiz eingefügt. Dadurch entsteht im Laufe der Zeit eine Liste aller Aufträge, die zur Zeit laufen, bzw. abgeschlossen sind. Der Status eines jeden Auftrags kann dort abgehakt werden, ob er bereits begonnen ist, genehmigt, ob die Rechnung erstellt ist und – am wichtigsten – ob der Auftrag schließlich auch bezahlt wurde.

Unter “Links” wird ein interner Evernote-Link zum entsprechenden “Job-Bag” eingefügt. Das sieht dann so aus:

job-bag5

alles auf einen Blick

Im Augenblick funktioniert dieses System für mich einfach. In die “Job-Bags” kommt der ganze Ramsch, der zu einem Graphiker-Auftrag gehört, und anhand der Liste habe ich einen schnellen Überblick über alle Aufträge.

Ralf Zeigermann, http://zeigermann.com

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