Scan-Berge automatisiert trennen (Windows)

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Lesezeichen werden erkannt

Sei es der Ordner aus dem Keller oder die angefallene Post nach dem Urlaub – gelegentlich digitalisiert man größere Ansammlungen von Papier und sortiert diese in Evernote ein. [1] Meist erzeugt man für jedes Dokument eine gesonderte Datei und sortiert diese dann in das betreffende Notizbuch ein. Anschließend das nächste Dokument, scannen, speichern, einsortieren usw. Das addiert sich. Man kann aber bei diesem Vorhaben zumindest ein paar Abschnitte automatisieren und damit Zeit gewinnen.

1. Scannen „in einem Rutsch“
Moderne Smartphone-Apps – wie z. B. Evernote-Scannable oder Scanbot – gestatten eigentlich ein sehr zügiges Vorgehen – die pure „Foto“-Erfassung einer Vorlage kostet kaum noch Zeit, dafür aber das Speichern, Namen vergeben usw. Sobald man alle Scans nacheinander aufnimmt und erst am Schluss eine „große“ Datei erzeugt, hat man sehr viel Zeit gespart. Ähnlich sieht es bei Dokumentenscannern wie z. B. dem iX500 aus – bis zu 50 Blätter kann man einlegen, die in wenigen Sekunden durch den Schacht „geflutscht“ sind – sofern der Scan nicht durch Einzelspeicherungen unterbrochen wird.

2. Scan-Datei mit Abschnitten versehen

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Bookmarks vergeben

Jetzt ist also ein größeres PDF-Dokument entstanden, das man rasch „durch-scrollen“ und mit Lesezeichen [2] versehen kann (meist genügt ja die kleine Thumbnail-Seitenleiste, um zusammengehörige Seiten zu erkennen). Diese Lesezeichen bilden die „Schnittmarken“ für die automatische Trennung. Wenn man es sich ganz einfach machen möchte, so vergibt man nur einen Buchstaben wie z. B. „x“. Das genügt, um getrennte Dateien zu erzeugen. Allerdings hat es Vorteile, wie wir gleich noch sehen werden, wenn man sich zumindest ein paar „Gruppen-Bezeichnungen“ – wie „Steuer“, „Reisekosten“ usw. – für die Lesezeichen einfallen lässt. Die eigentliche Arbeit haben wir damit erledigt – der Rest geschieht mit ein paar Mausklicks!

3. Automatische Trennung nach Lesezeichen

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sortierte Dateien

Verschiedene Tools erkennen die Lesezeichen in einem PDF-Dokument und setzen an der jeweiligen Stelle die „Schere“ an. Ein gutes und kostenloses Tool habe ich bereits in einem früheren Beitrag ausführlicher vorgestellt: PDF Sam („Mix Dir Dein PDF“). Gedacht ist diese Trennungsvariante eigentlich für Dokumente wie umfangreiche E-Books, wenn man die einzelnen Kapitel in Einzeldateien speichern möchte. Aber für unsere Zwecke ist das „Teilen über Lesezeichen“ ebenfalls ideal. Viel einstellen muss man nicht. In der Regel wird man die erste Lesezeichenebene benutzt haben (1), damit die Vergabe von Lesezeichen möglichst schnell vor sich ging. Wichtig ist die Bennenung der ausgegebenen Datei (2). Es stehen verschiedene Parameter, z. B. das Datum, zur Verfügung. „[Filenumber]“ sollte man in der Regel verwenden, damit sich Dateien unterscheiden und nicht überschrieben werden. „[Bookmark Name]“ ist ebenfalls empfehlenswert – damit erspart man sich ein manuelles Umbenennen, der Dateiname zeigt gleich, zu welcher Rubrik ein Dokument gehört, die Einsortierung in Evernote wird ebenfalls vereinfacht.
Das abgebildete Beispiel zeigt auch, dass man das gleiche Lesezeichen an mehrere Abschnitte vergeben kann – bei alphabetischer Sortierung hat man dann sofort zusammengehörige Dokumente im Blick.

4. Automatischer Import in Evernote
Evernote erlaubt es ja, beliebige Festplattenverzeichnisse überwachen zu lassen. Sobald also die erzeugten Einzeldateien in einem solchen Ordner landen, „zieht“ Evernote alle Dateien in ein vorher ausgewähltes Notizbuch. Auch hier erhält man einen guten Überblick:

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übersichtliche Scan-Liste

Wenn man nun in der linken Seitenleiste seine Notizbücher oder Schlagwörter eingeblendet hat, so ist die Einsortierung sehr einfach: eine oder mehrere Scan-Notizen markieren und auf das Notizbuch bzw. Schlagwort ziehen – fertig.

5. Fazit – lohnt der Aufwand?
Die etwas längere Beschreibung des Vorgehens mag den Eindruck erwecken, als sei der Ablauf kompliziert – ist er aber nicht. Schritte 3 und 4 kosten praktisch keine Zeit, Schritt 1 ist bei großen Erfassungsmengen deutlich schneller als das „Einzel-Vorgehen“. Lediglich Schritt 2, die Benennung der Lesezeichen, erfordert etwas Aufwand. Allerdings ist meine Erfahrung, dass man ohnehin bei jedem Dokument durch „Ansehen“ entscheiden muss, wo man es in seiner Archivstruktur künftig aufheben möchte [3]. Mit anderen Worten: bei der kleinen Tagespost lohnt der Aufwand sicher nicht, bei „Entrümpelungsvorgängen“ kann man hier aber deutlich Zeit sparen.

[1] Die Idee zu diesem Artikel verdanke ich Steffen aus unserer Google+ Gruppe.
[2] Dazu benötigt man eines der üblichen PDF-Bearbeitungsprogramme. Acrobat ist bekannt – aber teuer. Preisgünstiger geht es mit vielen Shareware-Tools, die man im Netz findet.
[3] Für Unternehmen gibt es oft noch Dokumentensysteme, die via Trennblatt, Barcode, automatischer Inhaltserkennung usw. solche Vorgänge noch weiter automatisieren können. Allerdings lohnt sich so etwas meiner Ansicht nach erst, wenn man es mit Vorgängen zu tun hat, die sich ständig wiederholen (und wenn man das entsprechende Geld investieren möchte). In meinem kleinen Privatbereich mit ständig wechselnden Vorgängen möchte ich selbst die „Einsortierungsentscheidungen“ treffen.

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4 Antworten

  1. Lars Wuckel sagt:

    zu [2] das mit den Lesezeichen soll mit dem kostenfreien Foxit Reader gehen
    http://praxistipps.chip.de/lesezeichen-in-pdfs-einfuegen_17245

  2. Herbert sagt:

    Hilfreicher Tipp! Danke für den Hinweis!

  3. Johannes Stoessel sagt:

    Könntest du bitte ein ähnliches Tutorial für MAC OS X erstellen? Das wäre, denke ich, nicht nur für mich sehr hilfreich. Danke!

    • Herbert sagt:

      Leider fehlt mir der Mac dazu 🙂 Du solltest aber fündig werden, wenn Du die Stichwörter „Hazel“ und „Evernote“ in Google eingibst. Wahrscheinlich kann man auch Dinge automatisierten mit Apple Scripts usw. – aber als Windows-Anwender kann ich da leider nicht besonders helfen.

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