Scanner Pro 7 mit OCR und Multi-Workflow (iOS)

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Mehrfach-Sicherung in einem Zug

Scanner Pro hat in der neuen Version 7 bemerkenswerte Erweiterungen: verbesserte Korrektur-Algorithmen für Buch-Scans, sehr flotte Texterkennung (OCR, Erkennung geschieht lokal, muss also nicht erst zum Server geschickt werden) und die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu verketten. Die Weitergabe von Scans an Dropbox, Google Drive, iCloud oder via WebDAV an den eigenen Heimserver war bereits in den vorherigen Versionen vorhanden, ebenso der Upload ausgewählter Evernote-Notizbücher. Doch in der Version 7 kann man recht komplexe Workflows definieren, die mehrere dieser Dienste gleichzeitig mit Scans versorgen.

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eigene Abläufe definieren

Vor einiger Zeit hatte ich z. B. beschrieben, wie man mit dem Scanner ScanSnap „in einem Rutsch“ den Scan in Evernote speichert und ein Duplikat als Backup auf einer externen Festplatte anlegt (Artikel hier). Dies ist nun also auch mit Scanner Pro 7 möglich: Der Scan wird in Evernote aufgenommen und landet zugleich beispielsweise in einem Backup-Verzeichnis von Dropbox oder auf dem eigenen NAS.

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Abläufe verknüpfen

Aber es ist noch mehr möglich: Durch den Schritt „Datei umbenennen“, den man mehrfach innerhalb einer Ablaufkette einbinden kann (Screenshot groß), lassen sich unterschiedliche Strukturen abbilden, die sich dem jeweiligen Speichermedium anpassen. Im abgebildeten Beispiel wird bei der Evernote-Archivierung nur das Datum als Dateiname für das PDF-Dokument gewählt („7. März 2016.pdf“) – durch das Notizbuch „Steuer-2016“ und das Schlagwort „Rechnung“ ist der Inhalt der Datei ja eindeutig.

Aber eventuell hat man auf seinem Backup-Medium eine andere Datei-Struktur, etwa, um alle Scans – ob Steuer, Quittungen oder Gebrauchsanweisungen rasch nach Jahr und Monat zu sichern? Dann erfolgt eine Umbenennung mit den Platzhaltern „Rechnung – Monat“ und es wird in dem Jahresverzeichnis „Dropbox/Scans/2016…“ gespeichert („Rechnungen – 03.pdf“ bzw. bei gleichen Dateinamen mit Zähler „Rechnungen – 03 2.pdf„, „Rechnungen – 03 3.pdf“ usw.).

Da jeder (Multi-)Workflow einen eigenen „1-Klick-Button“ erhält, kann man weiter sofort nach erfolgtem Scan entscheiden, ob das Dokument z. B. im Rechnungsnotizbuch erscheint oder im Haushaltsnotizbuch (sogar ein gleichzeitiges Speichern in mehreren Notizbüchern wäre möglich, aber für einen solchen Zweck ist eigentlich die Vergabe mehrerer Schlagwörter sinnvoller).

Ebenfalls kann im Workflow das Format eingestellt werden: Wenn man beispielsweise seinen Papier-Notizblock scannt, so bietet sich JPG statt PDF an, da Evernote die eigene Handschrift auf diese Weise durchsuchbar macht.

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