ScanSnap: verschlüsselte Dokumente übertragen

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in einem Rutsch

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spezielles Profil

Die ScanSnap-Modelle sind bei Evernote-Anwendern sehr beliebt: Innerhalb von Sekunden können auch große Papiermengen in die gewünschten Evernote-Notizbücher wandern (der iX500 ist z. Zt. die Nr. 1 bei Amazon in der Rubrik „Dokumentenscanner“). Über Einzelheiten dazu habe ich bereits in verschiedenen Artikeln berichtet. Auch über die Möglichkeiten von Evernote, selbst Texte zu verschlüsseln und mit passwortgeschützten Dokumenten umgehen zu können, gibt es bei mir bereits eine Reihe von Blogposts.

Heute nun eine Kombination: Sensible Dokumente wie gewohnt mit ScanSnap erfassen – und in einem Rutsch verschlüsselt in Evernote aufnehmen. Dennoch sind die Inhalte sowohl in den Desktop-Anwendungen als auch in den Android- und iOS-Apps von Evernote einsehbar – wie ich am Beispiel von Scanbot beschrieben habe, hat Evernote ja generell eine PDF-Entschlüsselung mit an Bord.

Am einfachsten ist es, man definiert sich kurz ein neues Scan-Profil im ScanSnap-Manager.
1. rechte Maustaste über dem ScanSnap-Icon in der Tray-Ecke, „Einstellungen der Scan-Taste“
2. im Reiter „Anwendung“ (2) neues Profil erstellen (1), bei den Anwendungseinstellungen (3) darauf achten, dass kein Haken bei „durchsuchbar“ (4) gesetzt ist (sonst kommt eine lästige Abfrage beim Scanvorgang, Sie können dennoch OCR anwenden – siehe nächster Punkt).

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neues Profil anlegen

3. Weiter zum Reiter „Dateiart“ (1). Dort könnten Sie nun, sofern Sie das benötigen, noch die Text-Erkennung einschalten (2), ohne dass später eine störende Abfrage erscheint. Schließlich „Option“ klicken.

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Kennwort-Menü aufrufen

4. In der nun sichtbaren Rubrik „Kennwort“ haben Sie zwei Möglichkeiten:
a) Sie setzen nur einen Haken bei „Kennwort für PDF-Datei einstellen“ – dann erfolgt der Scan wie gewohnt, aber vor der Übernahme in Evernote erscheint zusätzlich ein Abfragefenster, das Sie nach dem gewünschten Passwort fragt. Auf diese Weise können Sie an unterschiedliche Dokumente unterschiedliche Passwörter vergeben.
b) Etwas bequemer ist es, wenn sie für alle geschützten Scans das gleiche Passwort vergeben. Das können Sie in diesem Menü direkt eingeben – es erscheint dann keine zusätzliche Abfrage. [1]

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Passwort vergeben

In Zukunft wählen Sie also einfach per ScanSnap-Profil-Umschaltung, ob die Scans mit oder ohne Passwort in die Evernote-Notiz wandern sollen. Sie können sich auch mehrere Profile anlegen: „Mit-Standard-Passwort“, „Mit-individuellem-Passwort“, „Mit-OCR“ usw. Und wie gesagt: Sollten Sie unterwegs doch einmal eine Information aus einem solchen Dokument benötigen, so können Sie – mit dem korrekten PDF-Passwort – die Datei innerhalb von Evernote öffnen.

Unter Mac sind die benötigten Felder evtl. ausgegraut – hier gibt es eine sehr gute Lösung für diesen Fall.

[1] Ich habe beim ScanSnap-Manager ohnehin sämtliche Abfragen deaktiviert. Das bedeutet in den meisten Fällen: Papierstapel einlegen, Knopf drücken, fertig.

 

 

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15 Antworten

  1. Axel Schneider sagt:

    Das scheint es unter Windows nicht zu geben, oder mache ich da etwas verkehrt?

  2. Axel Schneider sagt:

    Hm, habe die neueste Fassung, alledings habe ich die ScanSnap für Evernote-Version, da gibt es gar keine Profile.

    • Herbert sagt:

      Ach so, ja diese Baureihe verwendet nicht die ScanSnap-Standard-Software. Vielleicht gibt es da auch mal ein Update, frag doch mal den Support von Evernote.

  3. Phil sagt:

    Tolle Seite! Tipp funktioniert leider bei mir nicht (W7/ix500 „normal“/Scansnap 6.5L30). Profil mit einem IX500 angelegt wie oben beschrieben, gescannte Dokumente können aber in Evernote nicht durchsucht werden (alles gesetzt wie oben beschrieben). Außerdem wird in Evernote bei jedem PDF nach dem Passwort gefragt

    • Herbert sagt:

      So, wie Du es beschreibst, funktioniert alles korrekt:
      1. Es ist ja gerade der Sinn von verschlüsselten Dokumenten, dass nur Du diese lesen kannst.
      2. Evernote kann den Inhalt aller ungeschützten PDF- und Office-Dokumente in seinen Suchindex aufnehmen. Wenn Evernote die Begriffe aus Deiner verschlüsselten Datei finden wollte, müsste es diese entweder „knacken“ können oder Du müsstest Dein Passwort an Evernote weitergeben. Genau das will man ja bei sensiblen Dokumenten nicht machen.
      3. Daher muss Du, wenn Du ein vorher verschlüsseltes Dokument ansehen möchtest, selbst das Passwort eingeben. Entsprechend wirst Du beim Klick auf eine solche Datei in einer Evernote-Notiz immer nach Deinem Passwort gefragt, das nicht in Evernote gespeichert wird.

  4. Phil sagt:

    Danke, Herbert. Ist nachvollziehbar und logisch, aber dann bringt es mir nichts. Ich hatte nach einer Möglichkeit gesucht, die PDFs in der Cloud „sicherer“ zu machen. Schließlich werden ja u.U. persönliche Daten abgelegt.

  5. Jörg sagt:

    Danke für die ausführliche Beschreibung, aber leider funktioniert Schritt vier bei mir nicht:

    4. In der nun sichtbaren Rubrik „Kennwort“ haben Sie zwei Möglichkeiten:
    a) Sie setzen nur einen Haken bei „Kennwort für PDF-Datei einstellen“ – dann erfolgt der Scan wie gewohnt, aber vor der Übernahme in Evernote erscheint zusätzlich ein Abfragefenster, das Sie nach dem gewünschten Passwort fragt. Auf diese Weise können Sie an unterschiedliche Dokumente unterschiedliche Passwörter vergeben.
    b) Etwas bequemer ist es, wenn sie für alle geschützten Scans das gleiche Passwort vergeben. Das können Sie in diesem Menü direkt eingeben – es erscheint dann keine zusätzliche Abfrage. [1]

    unter Option finde ich keine Möglichkeit ein Kennwort einzustellen, die Rubrik Kennwort gibt es bei mir nicht. Ich habe die aktuelle Scansnap-Version und arbeite unter El Capitan.
    Mache ich etwas falsch?

    Gruß, Jörg

  6. Matthias sagt:

    Hallo zusammen,

    @Jörg: habe die gleiche Kombination von Software und Betriebssystem auf dem Mac. Und ja bei mir gibt es auch keine Sektion „Kennwort“.

    Ich suche mal ob ich eine Möglichkeit finde.

    @Herbert: Super Artikel! Danke dafür!

  7. matthias sagt:

    Hallo zusammen,

    leider habe ich hier die Antwort gefunden, die ich NICHT hören wollte: http://www.documentsnap.com/scansnap-password-protect-pdf/

    Für Mac gibt es keine so elegante Lösung wie für Windows. Es wird in dem verlinkten Artikel eine Möglichkeit mittels Automator die PDF Datei in einem Ordner zu verschlüsseln. Aber mit Evernote steht hier nichts.

    Ich will in den nächsten Tagen mich mal hinsetzen und schauen, ob es nicht doch eine Möglichkeit gibt.

    Ich halte euch auf dem Laufenden

    Gruß
    Matthias

  8. Jörg sagt:

    @Matthias: Danke für den Link! Ist zumindest ein kleiner Lösungsansatz!

    Liebe Grüsse, Jörg!

    • matthias sagt:

      Hallo Jörg,

      ich werde mich am WE mal hinsetzen und eine komplette Lösung erarbeiten. Dann haben wir alle was davon.

      Ich poste den Link dann hier, wenn ich es fertig habe.

      Gruß
      Matthias

  9. Matthias sagt:

    Danke fürs Verlinken Herbert.

    Gruß
    Matthias

  1. 10. September 2016

    […] gute Sachen versuchen besser zu machen – einfach hier bei Herbert von Notieren.de vorbei und ihr bekommt genau beschrieben wie es geht. Und by the was diese Lösung ist jetzt wirklich mal […]

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