SndLatr: Erinnerungen aus der Zukunft (kostenlos)

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ein Klick genügt

Die meisten ToDo-Listen haben einen großen Fehler: Man sieht ständig Auflistungen von Dingen, die momentan noch gar nicht aktuell sind. „Gartenstühle streichen“, „Staubsaugerbeutel austauschen“, „Verlag für Dissertation finden“ usw. usw. Bis zum eigentlichen Beginn werden die Gedanken so permanent unnötig abgelenkt, die Liste wird immer länger, das schlechte Gewissen nimmt zu.
Nun kann man mit Ordnern (z. B. „später“ in Wunderlist) oder Filtern (z. B. „nächsten Monat“ in Todoist) diese Punkte zwar ein wenig zur Seite schieben, auch innerhalb von Evernote ist es eigentlich ganz gut gelöst durch die einklappbaren dynamischen Erinnerungslisten. Aber optimal ist das nicht, bei irgendwelchen Klicks tauchen die Aufgaben dennoch auf.

Wie wäre es mit einem „Butler“, dem Sie die Aufgaben beschreiben, sobald diese Ihnen in den Sinn kommen – ihn dann aber wegschicken mit dem Auftrag, sich erst zwei Tage vor Beginn wieder blicken zu lassen? Ja, das geht und funktioniert sogar gerade im Zusammenspiel mit Evernote sehr gut. Das prinzipielle Vorgehen:

  1. Sie tippen die Aufgabe in eine Mail.
  2. Diese Mail adressieren Sie an Ihr Evernote-Konto.
  3. Dazu packen Sie ein Datum, an dem die Mail verschickt werden soll.

Eigentlich ist diese Funktion in etlichen Mail-Programmen bereits vorhanden, so z. B. Thunderbird mit einer Erweiterung oder bei Outlook via „Optionen“/“Übermittlung verzögern“. Nachteil: die Mail-Programme müssen während des entsprechenden Zeitpunkts aktiv sein.

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Einstellungen unter Outlook

Sofern man ohnehin einen Webmail-Dienst wie z. B. Gmail einsetzt, kann man die Sache etwas eleganter lösen. Viele Dienste bieten via Erweiterungen einen solchen Dienst an, meist aber in der kostenlosen Version limitiert (z. B. bei einem der Marktführer, Boomerang for Gmail, begrenzt auf 10 Mails pro Monat).
Sofern man Chrome nutzt, kann daher der Hinweis auf „SndLatr“ interessant sein, der momentan keine Begrenzungen hat. Die Integration der Browser-Erweiterung erfolgt ähnlich wie bei anderen Diensten: Gmail weist unter dem regulären „Senden“-Button noch einen weiteren mit „Send later“ auf. Hier kann man Datum und Uhrzeit entweder aus einem Kalender wählen oder – englischsprachig – Anweisungen per Text geben, z. B. „Friday on 9 am“ verschickt die Mail am nächsten Freitag um 9:00 Uhr. Die Zeitzone wird beim ersten Abruf abgefragt, so dass man da bei der Terminsetzung nichts berücksichtigen muss. Der Dienst weist zwar darauf hin, dass er wegen den Unwägbarkeiten von Übermittlungswegen nicht unbedingt versprechen kann, dass die Mail auf die Minute pünktlich eintrifft, bei meinen Tests konnte ich allerdings keine Unpünktlichkeiten feststellen.

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Betreffzeile anpassen

Natürlich kann man auch die Evernote-Syntax in der Betreffzeile nutzen und direkt das gewünschte Notizbuch, die Schlagwörter und einen Evernote-Push-Alarm für die mobilen Geräte mit auf den Weg geben. Oder man leitet – quasi zur „Wiedervorlage“ – auf diesem Weg eine empfangene Mail weiter. Was ich als Todoist-Nutzer natürlich toll finde: da jedes Todoist-Projekt über eine eigene Mail-Adresse verfügt, kann ich meine Projektlisten auf diese Weise pflegen.

Sofern Leser mit ähnlichen Diensten gute Erfahrungen gemacht haben: einfach in die Kommentare schreiben.

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5 Antworten

  1. Thilo sagt:

    Zumindest für Leute wie mich, deren „Aufgaben“ darin bestehen, alle drei Monate die Duschkabine zu reinigen, alle zwei Monate die Espressomaschine zu entkalken oder jeden Samstag eine Datensicherung laufen zu lassen, ist der Dienst unter https://www.hashtagtodo.com ideal: Anmelden, Zugriff auf den Googlekalender erlauben, und dann einfach hinter jeden (ganztägigen einzutragenden) Termin ein „#todo“ setzen: Der Dienst erzeugt im Kalender 1. eine am jeweils aktuellen Datum sichtbare Übersichtsliste (man sieht erst einmal nur die Anzahl der Termine, mehr nicht – nur durch Anklicken kann man sich „beunruhigen lassen“ und sieht, was da demnächst so ansteht), die a) regelmäßige Aufgaben enthält, die innerhalb der nächsten drei Tage zu erledigen sind, und b) alle künftigen einmaligen Aufgaben – und natürlich 2. am Fälligkeitstag die jeweilige Aufgabe (mit einer eckigen Klammer versehen, die man mit einem einfachen x erledigen kann, was dann dazu führt, daß die Übersichtsliste unter 1) eine Zahl herunterzählt. Super einfach, super zuverlässig.

  2. Volker stöber sagt:

    Ich halte das – mit Verlaub – für viel zu kompliziert und mit sich daraus ergebenden anderen Problemen behaftet. Den „Butler“ müsste ich auch noch verwalten – um ihn zb zu fragen, ob ich einen bestimmten Termin/Aufgabe bei ihm abgelegt habe.

    Meine Termin/Aufgaben-verwaltung erledige ich über Evernote: termin-gebundene notes per Erinnerungsdatum, Aufgaben mit Checklisten + Eri.datum. Über eine Handvoll statischer Favoriten habe ich Termine u Aufgaben sofort im Zugriff.

    Beispiele:

    Aufgaben – -7 bis heute+1 = -remindertime:day+2 remindertime:day-7 todo:false -Listen
    Aufgaben – nicht erledigt = todo:false -Listen
    Aufgaben – ohne Termin = todo:false -remindertime:* -Vorlagen -Listen

    Term bis Heute = remindertime:day-30 -remindertime:day
    Term Heute+1 = remindertime:day -remindertime:day+2
    Term akt Woche = reminderTime:week -reminderTime:week+1
    Term nächste Woche = reminderTime:week+1 -reminderTime:week+2
    Term akt Monat = reminderTime:20151201 -reminderTime:20160101
    Term akt Jahr = remindertime:year -remindertime:year+1
    Term akt Jahr – beendet = reminderDonetime:year -reminderDonetime:year+1
    Term nächstes Jahr = remindertime:year+1

    (Nur die Suche – Term akt Monat – muss am Monatsanfang modifiziert werden, weill EN für den Monat keine Syntax anbietet)

    Man sieht also über diese Favoriten nur das, was man sehen will. Für den aktuellen Tag nur das, was Heute relevant ist. Oder für eine planerische Übersicht die Termine der aktuellen Woche etc.

    Auch die dynamischen Erin.listen in EN sind durch die Sortierung nach Eri.datum bei einer grösseren Anzahl leicht lesbar.

    Man kann diese Such-Algorithmen noch ergänzen/modifizieren – Beispiel:

    Angebot aktWo = tag:Angebot reminderTime:week -reminderTime:week+1 todo:false

    d.h. für Angebotsverfolgung der aktuellen Woche, die Angebots-notes haben den tag „Angebot“ u eine Checkbox („erledigt?)

    Hier also ein Zusammenspiel von Termin und Checkbox – erledigte Angebote werden nicht mehr gelistet)

    Wenn dieses System mit Such-Algos (in Favoritenliste) einmal steht, hat man eine komplette Termin/Aufgabenverwaltung, die dennoch jederzeit modifizierbar/ergänzbar ist, wenn sich die Bedingungen ändern. Notes erhalten tag(s), einen Termin und (bei Ausgaben) eine Checkbox – die Verwaltung steht bereits.

    Natürlich muss man einige Überlegungen u Versuche investieren (tag-struktur u tag-Namen insbesondere, Such-Syntax, Favoriten), damit dieses System für die jeweiligen Bedürfnisse sinnvoll und zeitsparend zugeschnitten ist. Doch es lohnt sich.

  3. Volker Stöber sagt:

    Zu meinem gestrigen Kommentar eine Korrektur und drei Ergänzungen:

    Korrektur: für die Termin/Aufgaben-Verwaltung, wie beschrieben, sind keinerlei tags erforderlich (Ausnahme ist das Beispiel Angebotsverwaltung). Mit einigen wenigen Favoriten und Notizen mit Eri.datum/Checkboxen kann man diese Methode also leicht testen. Also auch die tag-resistenten Anwender…

    Ergänzung 1: der Vorteil dieser Methode besteht gerade darin, die Termine/Aufgaben in selbst definierten Zeitfenstern anzuzeigen, das von Herbert beklagte Chaos entsteht erst garnicht.

    Ergänzung 2: die Vorteile dieser Methode habe ich gerade zum Wochenbeginn selbst angewendet, nämlich die Vorgänge dieser Woche zu bearbeiten, Termine zu ändern etc. Die Liste mit den Vorgängen für den nächsten Monat odere nächstes Jahr ( remindertime:year+1 ) verursacht bei mir auch kein „schlechtes Gewissen“ – im Gegenteil: ich weiss diese Termine gut verwaltet.

    Ergänzung 3: ein nicht unterschätzender Vorteil ist, dass Notiz und Termin ein Einheit sind. Wenn die Notiz in der definierten Eri.liste auftaucht, habe ich auch seinen Inhalt verfügbar, bei mir meist mit Anhängen versehen etc. Ich muss also nicht nach einer Eri.mail erst noch die zugehörige Notiz suchen…

  4. Matthias sagt:

    Hallo zusammen,

    auch ich gehe Volkers Weg mit meinen Suchfavoriten und laufe damit super gut. Mir persönlich wäre die Lösung mit einem weiteren Dienst auch einfach zu aufwendig.

    Trotzdem ein guter Tipp.

    Gruß
    Matthias

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