Statusmeldungen in Team-Notizbüchern

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Überblick behalten

Die Freigabemöglichkeiten von Evernote sind einfach, aber genial: Ein Klick genügt und ein einzelnes Notizblatt oder ein bestimmtes Notizbuch ist für andere Personen einsehbar. Entweder für einen geschlossenen Personenkreis oder offen im Web. Einen Schritt weiter gehen Notizbücher, die von mehreren Personen bearbeitet werden können. [1] Ein einfaches Beispiel dafür wäre, wenn man in Gruppen eine Messe besucht, sich trennt und jede Gruppe interessante Ausstellungsstücke aus einer Halle als Foto oder Text in ein gemeinsames Notizbuch postet. Am Ende des Tages hat man dann alle Fundstücke in einem einzigen Notizbuch versammelt.

Viel interessanter ist es aber, wenn man die angesprochene Funktion für gemeinsame Statusmeldungen nutzt. In der Praxis kommt es häufig vor, dass man z. B. eine Arbeitsbesprechung hat, in der Aufgaben verteilt werden, man sich aber erst zwei Wochen später wieder sieht. Nun kann man in diesen zwei Wochen alles „laufen“ lassen oder sich ständig via Mail-Verteiler unterrichten. Man kann die Aufgaben aber auch als Notizblätter einrichten:

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einfach – aber funktional

Mit wenigen „To-Do-Kästchen“ kann man über den aktuellen Stand einer Aufgabe informieren. Mit Schlagwörtern lassen sich Aufgabenabschnitte und Personen zuordnen – später genügt ein Klick für „Anke“, um zu sehen, was sie alles zu tun hat. Oder man will rasch vor der nächsten Besprechung sehen, wie weit „Abschnit XY“ gediehen ist – abermals genügt ein Klick (bei umfangreichen Projekten kann man auch die Suchparameter false/true für „erledigt“ bzw. „unerledigt“ nutzen)

Vor allem aber: Jedes Notizblatt ist eine Art „Mikro-Wiki-System“! Jeder aus dem Team kann Kommentare und Hinweise einfügen, man kann darauf antworten. Und die Notizblätter lassen sich untereinander verlinken – in obigem Beispiel wurden die großen Grafiken auf andere Notizblätter „ausgelagert“, damit die eigentliche Aufgabenbeschreibung übersichtlich bleibt. Dennoch genügt ein Klick und man hat die damit verbundene Information, z. B. ein PDF-Dokument, zur Hand.

Rückt dann der Tag der nächsten Besprechung näher, muss man nicht erst wertvolle Zeit damit verbringen, alle Projektbeteiligten auf den neuesten Stand zu bringen. Da jeder Zugang zum Team-Notizbuch hat, kann er sich schon vorab informieren. Und, falls er auf einen Arbeitsabschnitt der anderen Gruppe angewiesen ist, sich mit dieser vorab in Verbindung setzen (und nicht erst in der Sitzung sagen: „Ach, ich hatte gedacht, Ihr hättet schon …“).

Noch ein kleiner Tipp: Da man beim Einladen zum gemeinsamen Notizbuch auch Rollen vergeben kann, kann man ebenfalls Gruppen berücksichtigen, die nur mitlesen können sollen – aber nicht editieren dürfen. So können sich problemlos auch andere informieren, ohne dass sie inhaltlich etwas durcheinander bringen können.

[1] Nur der Initiator des Notizbuchs muss dafür einen Premium-Account besitzen, für die anderen Projektbeteiligten genügt der kostenlose Account.

 

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2 Antworten

  1. jh sagt:

    Danke für die Anregung zur Projektverfolgung. Ich bin neu bei Evernote, wollte diese Idee umsetzen, habe aber ein Problem mit den „to-do-Kästchen“:
    Die Notiz wird zwischen Mac, iPhone und iPad synchronisiert, belibt aber auf dm iPhone „leer“ – keine Anzeige der to-do-Einträge dort – nur der Notiztitel.
    Ist das ein bekanntes Problem, zu dem es eine Lösung gibt oder mache ich evtl. etwas falsch.
    Verwendete Versionen: Alles evernote 5 binnen der letzten vier Tage installiert.

    Besten Dank vorab für mögliche Hinweise
    jh

    • Herby sagt:

      Ich wüsste nicht, dass es generell dieses Problem gibt. Bitte leg doch mal eine ganz einfache Notiz an, die ein ToDo-Kästchen enthält. Dann einen Screenshot anfertigen und den als Evernote-Notizblatt freigeben – dann können wir alle da mal einen Blick drauf werfen.

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