Virtuelle Ordner anlegen

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Virtueller-ordner

 

Wie wir schon mehrfach gesehen haben, ist Evernote weit mehr als nur eine „Ablage“ oder ein „Archiv“. Hinter der schlichten Fassade verbirgt sich ganz schön viel Flexibilität und Dynamik, was insbesondere im Bereich des Projektmanagements eine wichtige Rolle spielt. Denn mal ganz egal, ob wir es mit einem privaten Mini-Projekt wie etwa die Organisation eines Junggesellenabschieds oder einer Silvesterparty zu tun haben, schnell einen Tagungsvortrag übernehmen müssen oder eine Konferenz planen – immer sind wir darauf angewiesen, vorhandene und neue Informationen rasch „bündeln“ zu können. Also ähnlich wie die Mappe X, in die ich schnell eine Adressliste, meinen Terminkalender, eine Agenda und das Protokoll der letzten Sitzung packe, während ich für eine andere Angelegenheit eine Mappe Y zusammen stelle mit neuen Unterlagen, aber auch wieder mit meinem Terminkalender und der Adressliste.

Auf den ersten Blick entspricht ein Notizbuch in Evernote einer solchen Mappe. Ich muss ja nur vorhandene Notizen dort „reinschieben“ und neue Webclips oder Dateien dem gleichen Notizbuch zuordnen. So weit, so gut. Allerdings: Wenn das Projekt beendet ist und ich das Notizbuch lösche – dann sind auch die darin enthaltenen Notizen gelöscht. Ich kann sie also nicht einfach weiter verwenden. [1]

Möglichkeit 2 wäre, die Kopie einer Notiz anzulegen und diese im Projektnotizbuch zu verwenden. Dann ist es später egal, ob sie gelöscht wird. Aber auch das ist nicht optimal, weil ich damit an zwei Stellen gleichzeitig Informationen pflegen muss. Wenn sich auf meiner Adress-Notiz eine Telefonnummer ändert, muss ich die Ergänzung nicht nur auf der Ursprungsnotiz vornehmen – ich muss auch an die gedoppelte Notiz denken.

Wer meinen Blog schon länger liest, der weiß, dass ich kein Freund der Notizbücher bin, sondern es in den meisten Fällen für sinnvoller halte, mit Tags zu arbeiten. So auch für diesen Zweck: Durch die Erzeugung eines „temporären“ Tags kann ich eine Art „virtueller Bündelung“ erstellen, die viele Vorteile bringt. Das Verfahren sieht dann so aus:

 

a) Anleitung für Ungeduldige

  1. neues Stichwort an die benötigten Infos heften
  2. nach dem Projekt Stichwort löschen
  3. für eine Trennung von benötigten und nicht-mehr-benötigten Notizen Suchsyntax und Listenansicht wählen

 

b) ausführliche Anleitung

  1. Zunächst lege ich ein temporäres Schlagwort an, das nur während der Projektzeit verwendet wird. Es kann ein beliebiges Wort sein – ich setze meist noch einen Punkt davor, dann landet er ganz oben in der Tag-Liste. In unserem Abbildungsbeispiel ist es „.Tagungen-Salzburg“.
  2. Jetzt suche ich bereits vorhandene Informationen in Evernote, die für mein Projekt nützlich sein könnten, und weise diesen ausgewählten Notizen das zusätzliche Stichwort zu. Das muss nicht einzeln geschehen – ich kann mit der STRG-Taste oder durch einen Suchvorgang mehrere Notizen markieren und diese dann via Drag&Drop auf den neuen Tag ziehen.
  3. Neue Web-Infos, Dateien, Anfahrtswege usw., die ganz speziell nur mit diesem Projekt zu tun haben, erhalten ebenfalls das temporäre Stichwort. Es wird das einzige Stichwort bleiben, wenn es sich um „Einmal-Notizen“ handelt. Wenn ich vermute, dass ich eine Information auch noch nach dem Projekt benötige, so vergebe ich einen weiteren Tag, also z. B. neben „.Tagungen-Salzburg“ noch „Kontaktdaten“.
  4. Damit habe ich meine Projektmappe erzeugt – wenn ich auf das Stichwort klicke, habe ich alle Informationen vor Augen.

Zeitsprung: Das Projekt ist beendet, die Tagung z. B. vorbei. Wenn ich keine der Notizen mehr benötige, dann genügt das übliche STRG + A, um alle auszuwählen und die Entf-Taste, um alle zu löschen. Abschließend wird das temporäre Stichwort gelöscht.

Wesentlich häufiger habe ich aber einen Notizen-Mix aus Einmal-Informationen und Permanent-Infos. Um diese Notizvarianten zu unterscheiden, gibt es nun einen sehr einfachen Trick: Sie stellen die Ansicht der mittleren Spalte um. Meist werden Sie dort die Ansichtsart „Ausschnitt“ eingestellt haben (die Kombination eines kleinen Vorschaubildes mit Text) – hier auf „Liste“ umstellen. Es erscheint eine Tabelle mit der Spalte „Schlagwörter“. Auf diese Tabellenüberschrift klicken – die Notizen werden sortiert. Zuerst [2] kommen alle Notizen, die nur den temporären Tag erhalten haben. Diese markieren Sie mit der SHIFT-Taste – danach Entf.-Taste – die Notizen gelöscht. Es bleiben aber jene Notizen  erhalten, die mit weiteren Stichworten versehen sind. Zum Schluss können Sie noch den temporären Tag löschen – und alles ist, wie es einmal war 🙂

Virtueller-ordner2

Okay, das war jetzt eine lange Erklärung. Das Prinzip versteht man aber sehr schnell und wird es auch nach Wochen wieder anwenden können, ohne groß nachdenken zu müssen.

 

[1] Die gelöschten Notizen befinden sich natürlich im Papierkorb, ich kann sie also „reaktivieren“ und anschließend erneut mit Tags versehen und in Notizbücher einordnen – aber das ist umständlich.

[2] Die Sortierreihenfolge stellen Sie durch nochmaliges Klicken auf die gleiche Spaltenüberschrift um.

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7 Antworten

  1. jazz-e sagt:

    Das funktioniert bei mir offensichtlich nicht. Ich finde – in der MAc-version jedenfalls – keine Tabellenspalte »Schlagwörter« und wüsste auch nicht, wich ich sie einrichten könnte.Und wenn ich wie gewohnt nach einem Schlagwort suche und alle gefundenen Einträge lösche, dann sind sie weg, egal, ob es noch weitere Tags gab. Mach ich was falsch?

  2. Herby Hankog sagt:

    Da ich keinen Mac habe, kann ich Dir leider auf diesem Gebiet nicht weiterhelfen. Ich hätte vermutet, dass bei den 3 Buttons "Darstellung" auch eine Tabellenansicht dabei gewesen wäre – aber kann sein, dass das nur in Windows der Fall ist. Zum Löschvorgang: Genau das – nämlich, dass man alle Notizen löscht – soll die Tabellenansicht verhindern, da man damit eine "Zweiteilung" erhält und auf einen Blick sehen kann, welche Notizen mehr als ein Stichwort haben und daher nicht gelöscht werden dürfen. Vielleicht findet man unter Mac eine andere Variante – aber wie gesagt, mir fehlt der Mac zum Testen 🙂

  3. jazz-e sagt:

    Danke.Also, wenn ein anderer Macianer da weiter weiß…Die oben beschriebene Methode käme mir sehr gelegen (aber ich steig dafür nicht auf Windows um 🙂

  4. jazz-e sagt:

    Noch eine Anmerkung: Es gibt durchaus auch die Tabellenansicht beim Mac-Evernote. Allerdings kann man da keine Schlagworte oder Tags aufrufen. (Oder man kann es doch, nur ICH habe noch nicht herausgefunden, wie). oder ist das eine Premium-Funktion?

  5. Raimund sagt:

    Das ist eine interessante Idee, die mir sehr gut gefällt – vielen Dank für die Inspiration.Ich habe mir auch schon meine Gedanken über das „Ende eines Notizbuchs“ gemacht – sehe das aber gar nicht so problematisch, wie du. Eine Lösung bestünde doch einfach darin, am Ende des Projekts alle im Notizbuch befindlichen Notizen ins Archiv zu verschieben und dann das Notizbuch zu löschen … voila … oder sehe ich das zu einfältig?rk-f

  6. Otmar sagt:

    Der Beitrag ist zwar schon älter, da ich aber gerade erst mit evernote anfange, hilft er mir sehr weiter. Danke!

    #Gruß aus Bochum

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