Zeiterfassung für Projekte

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rascher Überblick

Schon oft habe ich beschrieben, dass sich Evernote ideal zur Verwaltung von Projekten mit unterschiedlichen Aufgaben eignet: Recherchematerialien und Gliederungen für die Bachelorarbeit, Formulierungsentwürfe und Sitzungsprotokolle für Anträge, Fotos von Designentwürfen, Anschriftenlisten, Mail-Korrespondenz usw. All dies lässt sich durch Notizbücher plus Unter-Notizbücher oder Schlagwortlisten mit und ohne Hierarchie prima in Evernote ordnen und einsortieren.
Aber egal ob Praktikumsbericht, Homeoffice oder Kundenprojekt: das Dokumentieren der benötigten Zeit ist ein wichtiges Datum. Und da verschätzt man sich ja gerne: „Vorbereiten des Audacity-Workshops? Kein Problem! Mach ich am Freitag mal eben.“ Und wubsipubsi benötigt man dann doch noch Samstag und Sonntag. Der Endbericht zieht sich, die Unterrichtsvorbereitung läuft aus dem Ruder, die Exkursion … Geschenkt.

Apps, die Stempeluhren simulieren, gibt es für jedes Betriebssystem wie Sand am Meer. Mal kostenlos, mal teuer. Mal nur mit Stoppuhr-Funktionen, mal mit ganzen Kunden-Stammdaten-Honorarverwaltungen. Allerdings folgt die Ernüchterung, wenn man sich ein paar Apps mal zu Testzwecken installiert hat: Funktionsumfang, Bedienbarkeit, Exportmöglichkeiten der Daten – am Schluss bleiben da nicht viele übrig. Und schließlich sollen die Daten problemlos in Evernote übernommen werden können. Zumindest für den iPhone-Sektor kann ich da aber was empfehlen:

„DueTime“ ist schon länger auf dem Markt und kostet momentan 1,89 Euro. Mir scheint die App die Balance zwischen Funktionsvielfalt und leichter Bedienbarkeit zu wahren, sofern man eher kleinere Projekte verfolgt und nicht einen großen Mitarbeiter- oder Kundenstamm pflegen muss.

Zunächst einmal finde ich es wichtig, dass ich ein Projekt in einzelne Tasks „zerlegen“ kann, also beispielsweise das Projekt „Vereinswebseite“ in „Treffen mit Arbeitsgruppe“, „Anfertigen von Entwürfen“ und „Installationsarbeiten“. So was lässt sich mit DueTime sehr leicht für jedes Projekt realisieren:

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Aufgabenbereiche erfassen

Alles lässt sich sehr einfach in einer Baumstruktur, die man leicht mit dem Finger verschieben kann, anlegen. Andererseits ist es nicht zwingend, eine solche Untergliederung vorzunehmen. Wer im Privatbereit das Projekt „Game of Thrones fertig ansehen“ und als zweites Projekt „Keller aufräumen“ hat, der muss sich nicht um eine Untergliederung bemühen. Für Start/Stop/Pause/Aufgabenwechsel ist immer der gleiche Button zuständig. Sobald man eine Aufgabe wechselt, stoppt die vorherige. Der Akku wird nicht beansprucht, die App nimmt die Zeiten, wenn sie aktiviert wird.

Ebenfalls wichtig: Man vergisst ja vor allem am Anfang oft, beim Start oder Ende die App anzuwerfen. Manuelle Korrekturen und zusätzliche Einträge „per Hand“ sind ebenfalls möglich. Zu jeder Zeit kann man sich hübsch aufbereitete Reports anschauen (Tag, Woche, Monat), die sich auch nach Projekten/Projektabschnitten filtern lassen, so dass man den Überblick behält.

Bleibt noch die Frage des Exports: Dafür kann man entweder das Excel-Format oder eine CVS-Variante auswählen und per Mailfunktion an Evernote senden:

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Eine Exel-Datei für den Projektordner.

Vor dem Export lassen sich Filter setzen, Spalten ankreuzen, Trennungszeichen definieren usw. Wenn man die üblichen Parameter in der Mail-Betreffzeile setzt, landet die Exportdatei sofort im richtigen Projektordner oder erhält z. B. einen Kundennamen als Schlagwort.

Homepage von DueTime (dort gibt es auch ein Video, mit dem man einen raschen Eindruck erhält).

Wer noch andere Apps empfehlen kann – auch solche für Android oder WindowsPhone -, darf gerne eine entsprechenden Link in den Kommentaren hinterlassen.

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5 Antworten

  1. GeroM sagt:

    „Zeiterfassung/Zeiterfassung Pro von DynamicG“ soll ganz gut sein (für Android). Ist kostenlos bzw. 2,15 €, hat gute Kritiken (Testbericht sehr positiv) und lässt sich sowohl als als .csv, .html oder .xml-Datei exportieren (Google Drive und Dropbox-Integration). Werde es in den nächsten Tagen selbst mal testen.

  2. Karin sagt:

    Wir haben die Zeiterfassung time cockpit (http://www.timecockpit.com/de) gebaut (für Windows). Über Excel können Daten (Kunden, Projekte, Tasks, Urlaube, Zeitbuchungen, …) mit einem Klick exportiert werden.

    Braucht man mehr Kontrolle kann man die Daten über Python selbst importieren oder exportieren. Dabei kann man beim Export dann jedes beliebige Format erzeugen.

  3. charly sagt:

    Zeiterfassung Pro ist sehr gut und einfach zu bedienen. Verwende es selbst seit über einem Jahr und bin auch mit den Exportfunktionen sehr zufrieden!

  4. Dani sagt:

    Nachdem hier schon einige Apps genannt wurden, füge ich gerne noch den Xpert-Timer Mobil an. http://www.xperttimermobil.de Die App funktioniert im Moment nur für Android. Eine Testversion ist auch verfügbar…

  5. Frank sagt:

    Hallo,

    ein interessanter Artikel. Ich arbeite sehr viel Ehrenamtlich. Das Beispiel mit der „Vereinswebseite“ hat für mich eine reale Bedeutung. Ich pflege meine Stundenzettel fürs Ehrenamt immer mit Excel, will jetzt aber auf eine App wechseln. Von daher werde ich mir jetzt DueTime mal näher anschauen.

    Vielen Dank für den Tipp,
    Frank

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