Zusätzlicher Backup-Scan in einem Rutsch (ScanSnap)

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Evernote plus Speichermedium

So langsam müssen auch die Nachzügler an die Abgabe ihrer Steuer denken, was oft zum Einscannen ganzer Papierstapel in Evernote führt. Dort kann man in Ruhe die Belege ordnen, mit Anmerkungen versehen, zusammenführen usw. Gelegentlich denkt man an solchen Tagen: ‚Was ist, wenn Evernote mal nicht mehr funktioniert?‘ Eigentlich kein Problem, ich habe ja schon zahlreiche Beiträge darüber geschrieben, wie man seine Evernote-Daten sichern oder exportieren kann. Eine weitere Möglichkeit ist, direkt während des Scanvorgangs ein „Doppel“ des Belegs anzulegen. Dieses wandert auf eine externe (Online-)Festplatte, einen Backup-Pfad oder – wie in meinem Fall – auf einen kleinen Synologie-Server.

Die ScanSnap-Scanner [1] – und wahrscheinlich auch andere Scanner – können da viel Arbeit ersparen: Man scannt wie gewohnt direkt in Evernote in das gewünschte Notizbuch „hinein“, gleichzeitig wird von dem Scanner eine Kopie auf einem ausgewählten Pfad angelegt. Sie können das Profil „Scan to Folder“ anpassen oder ein neues mit feineren Parametern erstellen. Im Reiter „Anwendung“ muss lediglich ausgewählt sein „Scan to Evernote (Document)“ (Alternativ, wenn man statt PDF Grafiken erzeugen möchte: „Scan to Evernote (Note)“. Und unter dem Reiter „Speichern“ wählen Sie Ihren Backup-Pfad oder Ihr Backup-Medium aus.

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Dateinamen anpassen

Empfehlenswert ist noch eine Anpassung des Dateinamens: Neben dem Datum können Sie noch eine „Seriennummer“ einstellen. Wenn Sie später mal die Datei „Rechnung Fensterbau Maier“ mit „0556.pdf“ in Evernote entdecken, haben Sie einen zusätzlichen Anhaltspunkt, wo sich die „Rechnung Türbau Schulze“ in Ihrem Backup-Verzeichnis finden könnte. Oder Sie strukturieren am Anfang des Jahres Ihr Backupverzeichnis nach Jahre- bzw. Monate-Unterordner und ändern dann den Ablagepfad im ScanSnap. (Zu aufwändig würde ich persönlich den Backupt-Teil aber nicht pflegen, da sich meine eigentliche Struktur in Evernote befindet.)

[1] Wie die Stammleser des Blogs wissen, verwende ich ja einen Fujitsu ScanSnap iX500, mit dem ich sehr zufrieden bin.

 

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