Lokale Notizbücher trickreich nutzen

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eigenes Archiv

Bei der Erstellung eines neuen Notizbuchs kann man ja wählen, ob man die Inhalte mit anderen Geräten synchronisieren möchte oder ob diese auf der Festplatte verbleiben sollen. Manche Anwender legen solche Notizbücher für sensible Daten an, häufiger ist es der Fall, dass man all diese Scans von Stromrechnungen und Tankstellenquittungen einfach nicht unterwegs oder auf dem Büro-PC benötigt. Wenn es dann einmal im Jahr an die Steuer geht, hat man trotzdem alle Unterlagen geordnet in seinem Evernote-Archiv.

Da kein Sync erfolgt, denken die meisten Anwender, dass die in diesen Notizbüchern aufgenommen Dateien auch nicht über die Evernote-Suche gefunden werden könnten. Das stimmt nicht ganz. Denn die Desktop-Software von Evernote hat eine Index-Funktion „eingebaut“, die den externen Server gar nicht benötigt. Wenn Sie etwa ein PDF-Dokument in ein lokales Notizbuch aufnehmen, das z. B. über ein Office-Programm generiert wurde, so werden die darin enthaltenen Wörter in der gleichen Sekunde in die Evernote-Datenbank aufgenommen und als Suchresultate zusammen mit dem gesyncten Notizen angezeigt (Premium-Account vorausgesetzt). Das gilt auch für alle anderen Texte, z. B. Webseiten, die mit dem Web Clipper in Evernote gespeichert wurden.

Anders verhält es sich mit Dokumenten, die nur eine Grafik enthalten, z. B. das Foto einer handschriftlichen Notiz. Diese Texterkennung geschieht über den externen Evernote-Server, die gefundenen Begriffe werden dort dem Suchindex Ihres Kontos hinzugefügt und mit der Datenbank auf Ihrer Festplatte synchronisiert. Trotzdem findet man natürlich jederzeit auch diese Inhalte über die Notiztitel, Schlagwörter und Textergänzungen, die man einem Notizblatt hinzugefügt hat.

Smartphone-Scans aufnehmen

Lokale Notizbücher funktionieren auf dem Desktoprechner ganz gut, hier haben Sie auch meist einen Scanner angeschlossen. Ich persönliche erledige zu Hause z. B. noch immer sehr viele über mein altes Pixma-Drucker-Scan-Gerät, das sogar erkennt, wie rum eine Seite gedreht werden muss, Schrägen korrigiert, OCR durchführt und mir alles als kompakte PDF an Evernote liefert.

Was aber, wenn Sie z. B. über eine Smartphone-App scannen? Diese Apps sind inzwischen sehr gut geworden, führen OCR durch und schnüren PDF-Pakete. Aber das lokale Notizbuch erscheint ja nicht in der Evernote-App. Natürlich könnten Sie das Scan-Resulat vorübergehend in ein normales Notizbuch aufnehmen und später in die lokale Variante verschieben – aber dann hat man einen zusätzlichen Arbeitsgang.

Viel einfacher ist dieser Weg: Sie werden wahrscheinlich ohnehin eine Online-Festplatte wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive einsetzen – definieren Sie für diese Scans einfach einen Ordner (z. B. „Dropbox\LokaleScans“). Fast alle Smartphone-Scan-Apps können ihre Ergebnisse an diese Online-Festplatten übergeben. Den gleichen Unterordner lassen Sie auf der heimischen Festplatte von Evernote überwachen. Landet auf diesem Pfad eine neue Datei, löscht Evernote sie dort und verschiebt sie in Ihr lokales Notizbuch.

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Dropbox überwachen

Lokale Notizbücher von der Suche ausschließen

Wenn man noch einen Schritt zusätzlich gehen möchte, dann kann man von Zeit zu Zeit die Offline-Notizen markieren und auf ein Archiv-Schlagwort ziehen, das könnte sich z. B. „Archiv“ oder „x“ nennen. Denn eventuell stören die zusätzlichen Fundstellen bei der Suche im Alltag. Man will nicht immer, wenn man „Maier“ eingibt die 10 Rechnungen des Schornsteinfegers Maier aufgelistet bekommen. Nun kann man Notizbücher von der Suche nicht ausschließen – also z. B. „-notebook:Handwerker Maier“ – aber für Schlagwörter klappt das. Ich kann also jederzeit sämtliche Informationen der lokalen Notizbücher ausschließen, indem ich „-tag:x Maier“ eingebe (oder in einer Suche speichere).

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6 Antworten

  1. Birgit sagt:

    Danke, das klingt interessant. Bis hierhin kann ich noch folgen:
    „Den gleichen Unterordner lassen Sie auf der heimischen Festplatte von Evernote überwachen.“

    Jedoch wie funktioniert das:
    „Landet auf diesem Pfad eine neue Datei, löscht Evernote sie dort und verschiebt sie in Ihr lokales Notizbuch.“
    Wie bitte „sage“ ich EN, dass es diese Datei „löschen“ und „verschieben“ soll?

  2. Birgit sagt:

    ah danke, ich hab erst im Screenshot gesehen, dass man dort „löschen“ einstellen kann.

  3. N. Meier sagt:

    Hallo,
    zunächst mal vielen Dank für den Tipp und Ihr informatives Evernote Buch!
    Ich habe jedoch noch eine Frage, vielleicht können Sie mir helfen…
    Wenn ich die Datei wie von Ihnen beschrieben in ein Notizbuch importieren lasse und dann (z.B. eine PDF) auf einem anderen Gerät bearbeite und diese dann mit Dropbox synchronisiere liegt ja in der Dropbox die veränderte Datei. Wäre es irgendwie möglich, dass Evernote dann die im Notizbuch gespeicherte PDF aktualisiert, also durch die neue Datei aus der Dropbox ersetzt?
    Vielen Dank schonmal 😉

    • Redakteur sagt:

      So klappt es leider nicht – man kann zwar den Ordner von Evernote überwachen lassen, aber es entsteht eine neue Notiz mit der geänderten Datei

  4. Billy sagt:

    Leider ist der automatische Import nicht mit Netzlaufwerken kompatibel. Da ich meine Scans direkt auf ein NAS speichere, muss ich leider manuell ran…

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